効果的なファイリングシステムを使用すると、大量のファイルからすばやく呼び出す必要のある重要な情報がある場合に、時間とエネルギーを節約できます。 ファイリングシステムには、数字または数字システムを使用するものと、文字またはアルファベットシステムを使用するものの2種類があります。 これらのシステムの使用方法を学ぶことは、あなたに最適なシステムを決定するために不可欠です。 いくつかのカテゴリがありますが、これらのファイリングシステムの基本を理解するのは簡単です。
提出するドキュメントの種類に最適なアルファベットと数字のシステムの種類を決定します。 考慮すべき3つの基本的なアルファベットシステムと4つの数値システムがあり、その中で最も一般的なのは10進システムです。 3つのアルファベット体系は、トピック、百科事典、および地理です。
「トピックアルファベット」システムを定義することから始めます。 これは「辞書」システムとも呼ばれ、最も理解しやすいものです。 この場合、各ファイルにはタイトルが付けられており、それらのタイトルはAからZのアルファベット順に並べられています。 それらはサブジェクトにグループ化されておらず、カテゴリもありません。そのため、このシステムは通常、ファイルの量が少ない場合に最適です。
「百科事典」または「機密」システムを理解します。 このシステムには、歴史や哲学などの大きな包括的な見出しや主題があり、小さな主題がアルファベット順にグループ化されています。 必要に応じて、これらの小見出し内にアルファベット順に配置された追加のファイルを配置できます。 たとえば、歴史の中で、数十年というタイトルの小見出しをそれらのファイル内に持つことができます。ファイルは、テクノロジーや戦争などの歴史の特定の側面を指定します。 これらのサブカテゴリは、ファイリングシステムが効率的であると感じるまで続けることができます。
場所に関連する情報を含むドキュメントの「地理的」システムを学ぶことを検討してください。 百科事典システムと同様に、このシステムには国や州などの主要なカテゴリがあり、都市や町などのサブカテゴリがアルファベット順にファイルされています。
少なくとも10進ファイリングシステムの基本を理解します。 これはデューイ十進法であり、図書館が本や参考資料を電話番号で分類するために最もよく使用されています。 この場合、0から9までの数字のみを使用するという小数の制限があるため、カテゴリは10個までにすることができます。 これらの10のカテゴリは、百科事典のアルファベットシステムが機能するのと同じ方法で、必要に応じて10の追加カテゴリに細分化できます。
10進法を学習しやすいチャンクに分割します。 たとえば、現在のライブラリでは小数点以下3桁が必要なため、10個のカテゴリは000、100、200などとしてリストされ、それぞれにタイトルが付いています。 これらのそれぞれの中には、すべての小数が入力されるまで、002や103などのサブカテゴリがあります。 この場合、002は000のカテゴリを表し、103は100のカテゴリを表します。 このシステムは、必要に応じて小数を展開および追加できるため、非常に大量の情報に適しています。