Å ha et effektivt arkivsystem kan spare deg for tid og energi når du har viktig informasjon som må hentes raskt fra et stort volum filer. Det er to typer arkivsystemer, de som bruker tall, eller numeriske systemer, og de som bruker bokstaver eller alfabetiske systemer. Det er viktig å lære hvordan du bruker disse systemene for å bestemme hvilken som er best for deg. Selv om det er flere kategorier, er det enkelt å forstå det grunnleggende i disse arkivsystemene.
Bestem deg for hvilken type alfabetisk og numerisk system som passer best for dokumenttypene du vil arkivere. Det er tre grunnleggende alfabetiske systemer å ta i betraktning og fire numeriske systemer, hvorav det vanligste er desimalsystemet. De tre alfabetiske systemene er aktuelle, leksikon og geografiske.
Begynn med å definere det "aktuelle alfabetiske" systemet. Dette er også kjent som "ordbok" -systemet og er det enkleste å forstå. I dette tilfellet gir hver fil en tittel, og disse titlene er ordnet i alfabetisk rekkefølge fra A til Å. De er ikke gruppert i emner og har ikke kategorier, så dette systemet er vanligvis best for mindre mengder filer.
Forstå "leksikon" eller "klassifisert" system. I dette systemet er det store overordnede overskrifter eller emner, som historie eller filosofi, som har mindre emner gruppert alfabetisk i seg. Hvis det er nødvendig, kan det være flere filer ordnet alfabetisk i disse underoverskriftene. I historien kan du for eksempel ha underoverskrifter med titler og i disse filene, filer som angir visse aspekter av historien, som teknologi eller krig. Disse underkategoriene kan fortsette til du føler at arkivsystemet er effektivt for deg.
Vurder å lære det "geografiske" systemet for dokumenter som inneholder informasjon om steder. I likhet med leksikonsystemet, har dette systemet store kategorier som land eller stater med underkategorier som byer eller tettsteder arkivert i dem i alfabetisk rekkefølge.
Forstå i det minste det grunnleggende i desimale arkivsystemer. Dette er Dewey Decimal System som oftest brukes av biblioteker for å kategorisere bøker og referansemateriell etter telefonnummer. I dette tilfellet kan du ikke ha mer enn 10 kategorier på grunn av desimalbegrensningen for å bare bruke tallene null til ni. Disse ti kategoriene kan deretter deles inn i 10 tilleggskategorier så ofte som nødvendig på samme måte som leksikonets alfabetiske system fungerer.
Bryt desimalsystemet opp i lettlærte biter. For eksempel krever ditt nåværende bibliotek at du har tre desimaler, slik at de ti kategoriene dine vil være oppført som 000, 100, 200 og så videre, hver med en tittel. Inne i hver av disse vil det være underkategorier som 002 eller 103 til alle desimaler er fylt. I dette tilfellet står 002 for en kategori på 000-tallet og 103 står for en kategori på 100-tallet. Dette systemet er bra for ekstremt store mengder informasjon, ettersom desimalene kan utvides og legges til etter behov.
