Η ύπαρξη ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια όταν έχετε σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να ανακληθούν γρήγορα από έναν μεγάλο όγκο αρχείων. Υπάρχουν δύο είδη συστημάτων αρχειοθέτησης, αυτά που χρησιμοποιούν αριθμούς ή αριθμητικά συστήματα και αυτά που χρησιμοποιούν γράμματα ή αλφαβητικά συστήματα. Η εκμάθηση του τρόπου χρήσης αυτών των συστημάτων είναι απαραίτητη για να αποφασίσετε σχετικά με αυτό που είναι καλύτερο για εσάς. Ενώ υπάρχουν πολλές κατηγορίες, η κατανόηση των βασικών αυτών συστημάτων αρχειοθέτησης είναι εύκολη.
Αποφασίστε για τον τύπο αλφαβητικού και αριθμητικού συστήματος που θα λειτουργούσε καλύτερα για τους τύπους εγγράφων που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Υπάρχουν τρία βασικά αλφαβητικά συστήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη και τέσσερα αριθμητικά συστήματα, το πιο κοινό από τα οποία είναι το δεκαδικό σύστημα. Τα τρία αλφαβητικά συστήματα είναι τοπικά, εγκυκλοπαίδεια και γεωγραφικά.
Ξεκινήστε καθορίζοντας το "τοπικό αλφαβητικό" σύστημα. Αυτό είναι επίσης γνωστό ως "λεξικό" σύστημα και είναι το πιο εύκολο να κατανοηθεί. Σε αυτήν την περίπτωση κάθε αρχείο δίνει έναν τίτλο και οι τίτλοι αυτοί ταξινομούνται με αλφαβητική σειρά από Α έως Ω. Δεν ομαδοποιούνται σε θέματα και δεν έχουν κατηγορίες, επομένως αυτό το σύστημα είναι συνήθως καλύτερο για μικρότερα αρχεία.
Κατανοήστε το σύστημα "εγκυκλοπαίδεια" ή "ταξινομημένο". Σε αυτό το σύστημα, υπάρχουν μεγάλες γενικές επικεφαλίδες ή θέματα, όπως η ιστορία ή η φιλοσοφία, που έχουν μικρότερα θέματα ομαδοποιημένα αλφαβητικά μέσα τους. Εάν απαιτείται, μπορεί να υπάρχουν επιπλέον αρχεία διατεταγμένα αλφαβητικά μέσα σε αυτές τις υπότιτλους. Για παράδειγμα, στην ιστορία θα μπορούσατε να έχετε υπότιτλους με τίτλους με δεκαετίες και μέσα σε αυτά τα αρχεία, αρχεία που προσδιορίζουν ορισμένες πτυχές της ιστορίας, όπως η τεχνολογία ή ο πόλεμος. Αυτές οι υποκατηγορίες μπορούν να συνεχιστούν έως ότου νιώσετε ότι το σύστημα αρχειοθέτησης είναι αποτελεσματικό για εσάς.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να μάθετε το "γεωγραφικό" σύστημα για έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με μέρη. Όπως και το σύστημα εγκυκλοπαίδειας, αυτό το σύστημα έχει μεγάλες κατηγορίες, όπως χώρες ή πολιτείες με υποκατηγορίες, όπως πόλεις ή κωμοπόλεις που έχουν κατατεθεί σε αυτές με αλφαβητική σειρά.
Κατανοήστε τουλάχιστον τα βασικά των δεκαδικών συστημάτων αρχειοθέτησης. Αυτό είναι το Δεκαδικό Σύστημα Dewey που χρησιμοποιείται συχνότερα από βιβλιοθήκες για την κατηγοριοποίηση βιβλίων και υλικών αναφοράς με αριθμούς κλήσης. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν μπορείτε να έχετε περισσότερες από 10 κατηγορίες λόγω του δεκαδικού περιορισμού της χρήσης μόνο αριθμών μηδέν έως εννέα. Αυτές οι δέκα κατηγορίες μπορούν στη συνέχεια να υποδιαιρεθούν σε 10 επιπλέον κατηγορίες όσο συχνά χρειάζεται με τον ίδιο τρόπο που λειτουργεί το αλφαβητικό σύστημα της εγκυκλοπαίδειας.
Αναλύστε το δεκαδικό σύστημα σε κομμάτια που μπορείτε να μάθετε εύκολα. Για παράδειγμα, ίσως η τρέχουσα βιβλιοθήκη σας απαιτεί να έχετε τρία δεκαδικά ψηφία, ώστε οι δέκα κατηγορίες σας να αναφέρονται ως 000, 100, 200 και ούτω καθεξής, καθεμία με τίτλο. Μέσα σε καθεμία από αυτές θα ήταν υποκατηγορίες όπως το 002 ή το 103 έως ότου συμπληρωθούν όλα τα δεκαδικά. Σε αυτήν την περίπτωση το 002 αντιπροσωπεύει μια κατηγορία στα 000s και το 103 σημαίνει μια κατηγορία στα 100s. Αυτό το σύστημα είναι καλό για εξαιρετικά μεγάλους όγκους πληροφοριών καθώς τα δεκαδικά ψηφία μπορούν να επεκταθούν και να προστεθούν ανάλογα με τις ανάγκες.