Наявність ефективної системи подання документів може заощадити ваш час та енергію, коли у вас є важлива інформація, яку потрібно швидко відкликати з великого обсягу файлів. Існує два типи файлових систем, такі, що використовують цифри або числові системи, та ті, що використовують букви, або алфавітні системи. Навчитися користуватися цими системами важливо для того, щоб визначитися з найкращою для вас. Хоча існує кілька категорій, зрозуміти основи цих систем подання документів просто.
Визначтесь з типом алфавітно-цифрової системи, яка найкраще підійде для типів документів, які ви хочете подати. Існує три основні алфавітні системи, які слід розглянути, та чотири числові системи, найпоширенішою з яких є десяткова система. Три алфавітні системи є актуальними, енциклопедичними та географічними.
Почніть із визначення "актуальної алфавітної" системи. Це також відоме як "словникова" система і є найпростішим для розуміння. У цьому випадку кожен файл дає заголовок, і ці заголовки розташовані в алфавітному порядку від А до Я. Вони не згруповані за темами та не мають категорій, тому ця система, як правило, найкраща для менших обсягів файлів.
Зрозумійте систему "енциклопедія" або "засекречена". У цій системі є великі загальні заголовки або теми, такі як історія чи філософія, в яких всередині менших предметів, згрупованих за алфавітом. Якщо потрібно, у цих підзаголовках можуть бути розміщені додаткові файли, розташовані за алфавітом. Наприклад, в історії ви можете мати підзаголовки з десятиліттями, а всередині цих файлів - файли, що позначають певні аспекти історії, такі як технології чи війна. Ці підкатегорії можуть тривати доти, доки ви не відчуєте, що система подання документів є ефективною для вас.
Подумайте про вивчення "географічної" системи для документів, що містять інформацію, що стосується місць. Як і система енциклопедії, ця система має такі основні категорії, як країни або штати, з підкатегоріями, такими як міста чи селища, подані в них за алфавітом.
Зрозумійте принаймні основи десяткової системи подання. Це десяткова система Дьюї, яка найчастіше використовується бібліотеками для класифікації книг та довідкових матеріалів за номерами викликів. У цьому випадку у вас може бути не більше 10 категорій через десяткове обмеження лише використання чисел від нуля до дев’яти. Потім ці десять категорій можна поділити на 10 додаткових категорій настільки часто, наскільки це необхідно, так само, як працює алфавітна система енциклопедії.
Розбийте десяткову систему на зручні для вивчення шматки. Наприклад, можливо, ваша поточна бібліотека вимагає, щоб у вас було три знаки після коми, щоб ваші десять категорій були перераховані як 000, 100, 200 тощо, кожна з яких має заголовок. Усередині кожної з них знаходитимуться такі підкатегорії, як 002 або 103, поки не будуть заповнені всі десяткові знаки. У цьому випадку 002 означає категорію в тисячах, а 103 - категорію в 100-х. Ця система підходить для надзвичайно великих обсягів інформації, оскільки десяткові знаки можна розширювати та додавати за необхідності.