การมีระบบการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลาและพลังงานของคุณได้ เมื่อคุณมีข้อมูลสำคัญที่ต้องเรียกคืนอย่างรวดเร็วจากไฟล์จำนวนมาก ระบบการจัดเก็บมีสองประเภท คือ ระบบที่ใช้ตัวเลขหรือระบบตัวเลข และแบบที่ใช้ตัวอักษรหรือระบบตัวอักษร การเรียนรู้วิธีใช้ระบบเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินใจเลือกระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ แม้ว่าจะมีหลายประเภท แต่การทำความเข้าใจพื้นฐานของระบบการจัดเก็บเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย
ตัดสินใจเลือกประเภทของระบบตัวอักษรและตัวเลขที่เหมาะกับประเภทของเอกสารที่คุณต้องการยื่นมากที่สุด มีระบบตัวอักษรพื้นฐานสามระบบที่ต้องพิจารณา และระบบตัวเลขสี่ระบบ ระบบที่ใช้กันมากที่สุดคือระบบทศนิยม ระบบตัวอักษรสามระบบ ได้แก่ เฉพาะ สารานุกรม และภูมิศาสตร์
เริ่มต้นด้วยการกำหนดระบบ "ตัวอักษรเฉพาะ" ระบบนี้เรียกอีกอย่างว่าระบบ "พจนานุกรม" และเข้าใจง่ายที่สุด ในกรณีนี้แต่ละไฟล์จะตั้งชื่อและชื่อเหล่านั้นจะเรียงตามลำดับตัวอักษรจาก A ถึง Z พวกเขาไม่ได้จัดกลุ่มเป็นหัวเรื่องและไม่มีหมวดหมู่ ดังนั้นระบบนี้จึงมักจะดีที่สุดสำหรับไฟล์จำนวนน้อย
ทำความเข้าใจกับระบบ "สารานุกรม" หรือ "จำแนก" ในระบบนี้มีหัวเรื่องหรือหัวเรื่องที่ครอบคลุม เช่น ประวัติศาสตร์หรือปรัชญา ซึ่งมีกลุ่มวิชาที่เล็กกว่าที่จัดกลุ่มตามตัวอักษรอยู่ภายใน หากจำเป็น อาจมีไฟล์เพิ่มเติมที่จัดเรียงตามตัวอักษรภายในหัวข้อย่อยเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในประวัติศาสตร์ คุณอาจมีหัวข้อย่อยที่มีชื่อหลายทศวรรษและในไฟล์เหล่านั้น ไฟล์ที่ระบุแง่มุมบางอย่างของประวัติศาสตร์ เช่น เทคโนโลยีหรือสงคราม หมวดหมู่ย่อยเหล่านี้สามารถดำเนินต่อไปได้จนกว่าคุณจะรู้สึกว่าระบบการจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพสำหรับคุณ
พิจารณาเรียนรู้ระบบ "ภูมิศาสตร์" สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ เช่นเดียวกับระบบสารานุกรม ระบบนี้มีหมวดหมู่หลัก เช่น ประเทศหรือรัฐที่มีหมวดหมู่ย่อย เช่น เมืองหรือเมืองเรียงตามลำดับตัวอักษร
อย่างน้อยเข้าใจพื้นฐานของระบบการจัดเก็บทศนิยม นี่คือระบบทศนิยมดิวอี้ซึ่งห้องสมุดมักใช้ในการจัดหมวดหมู่หนังสือและเอกสารอ้างอิงตามหมายเลขโทรศัพท์ ในกรณีนี้ คุณสามารถมีได้ไม่เกิน 10 หมวดหมู่ เนื่องจากข้อจำกัดด้านทศนิยมของการใช้เฉพาะตัวเลขศูนย์ถึงเก้าเท่านั้น สิบหมวดหมู่เหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็น 10 หมวดหมู่เพิ่มเติมได้บ่อยเท่าที่ต้องการในลักษณะเดียวกับที่ระบบตัวอักษรของสารานุกรมทำงาน
แบ่งระบบทศนิยมออกเป็นส่วน ๆ ที่เรียนรู้ได้ง่าย ตัวอย่างเช่น บางทีห้องสมุดปัจจุบันของคุณอาจกำหนดให้คุณต้องมีตำแหน่งทศนิยมสามตำแหน่ง ดังนั้นสิบหมวดหมู่ของคุณจึงจะแสดงเป็น 000, 100, 200 เป็นต้น โดยแต่ละรายการมีชื่อ ภายในแต่ละหมวดจะมีหมวดหมู่ย่อย เช่น 002 หรือ 103 จนกว่าจะเติมทศนิยมทั้งหมด ในกรณีนี้ 002 หมายถึงหมวดหมู่ในยุค 000 และ 103 หมายถึงหมวดหมู่ในยุค 100 ระบบนี้เหมาะสำหรับข้อมูลจำนวนมาก เนื่องจากสามารถขยายและเพิ่มทศนิยมได้ตามต้องการ