Efektívny registračný systém vám môže ušetriť čas a energiu, keď máte dôležité informácie, ktoré je potrebné rýchlo vyvolať z veľkého množstva súborov. Existujú dva druhy registračných systémov: systémy používajúce čísla alebo číselné systémy a systémy využívajúce písmená alebo abecedné systémy. Naučiť sa používať tieto systémy je nevyhnutné, aby ste sa rozhodli pre ten, ktorý je pre vás najlepší. Aj keď existuje niekoľko kategórií, pochopenie základov týchto registračných systémov je jednoduché.
Rozhodnite sa pre typ abecedného a číselného systému, ktorý by najlepšie vyhovoval typom dokumentov, ktoré chcete ukladať. Existujú tri základné abecedné systémy a štyri numerické systémy, z ktorých najbežnejší je desatinný systém. Tri abecedné systémy sú topické, encyklopédické a geografické.
Začnite definovaním systému „aktuálneho abecedného“ systému. Tento systém sa tiež nazýva „slovník“ a je najľahšie pochopiteľný. V tomto prípade dáva každý súbor názov a tieto názvy sú usporiadané v abecednom poradí od A do Z. Nie sú zoskupené do predmetov a nemajú kategórie, takže tento systém je zvyčajne najlepší pre menšie množstvo súborov.
Pochopte systém „encyklopédia“ alebo „klasifikovaný“. V tomto systéme existujú veľké zastrešujúce nadpisy alebo predmety, ako napríklad história alebo filozofia, ktoré majú v sebe abecedne zoskupené menšie predmety. Ak je to potrebné, vo vnútri týchto podpoložiek môžu byť ďalšie súbory zoradené podľa abecedy. Napríklad v histórii môžete mať podnadpisy s desaťročiami a vo vnútri týchto súborov súbory, ktoré označujú určité aspekty histórie, ako napríklad technológia alebo vojna. Tieto podkategórie môžu pokračovať, kým nebudete mať pocit, že systém archivácie je pre vás efektívny.
Zvážte možnosť naučiť sa „geografický“ systém pre dokumenty obsahujúce informácie týkajúce sa miest. Rovnako ako systém encyklopédie, aj tento systém má hlavné kategórie, ako sú krajiny alebo štáty s podkategóriami, ako sú mestá alebo obce, zoradené v abecednom poradí.
Pochopte aspoň základy desatinných informačných systémov. Toto je Deweyov desatinný systém, ktorý knižnice najčastejšie používajú na kategorizáciu kníh a referenčných materiálov podľa telefónnych čísel. V takom prípade nemôžete mať viac ako 10 kategórií z dôvodu desatinného obmedzenia iba pri používaní čísel od nuly do deviatich. Týchto desať kategórií možno potom rozdeliť na 10 ďalších kategórií tak často, ako je potrebné, rovnakým spôsobom, ako to funguje v encyklopédii abecedným systémom.
Rozdeľte desatinný systém na kúsky, ktoré sa ľahko naučia. Napríklad možno vaša súčasná knižnica vyžaduje, aby ste mali tri desatinné miesta, takže vašich desať kategórií bude uvedených v 000, 100, 200 atď., Každá s názvom. Vo vnútri každej z nich by boli podkategórie ako 002 alebo 103, kým nebudú vyplnené všetky desatinné miesta. V tomto prípade znamená 002 kategóriu v tisícoch rokov a 103 predstavuje kategóriu v 100-tych rokoch. Tento systém je vhodný pre extrémne veľké objemy informácií, pretože desatinné miesta je možné podľa potreby rozširovať a pripájať.