Ter um sistema de arquivamento eficaz pode economizar tempo e energia quando você tem informações importantes que precisam ser recuperadas rapidamente de um grande volume de arquivos. Existem dois tipos de sistemas de arquivamento: os que usam números ou sistemas numéricos e os que usam letras ou sistemas alfabéticos. Aprender a usar esses sistemas é essencial para decidir qual é o melhor para você. Embora existam várias categorias, é fácil compreender os princípios básicos desses sistemas de arquivamento.
Decida o tipo de sistema alfabético e numérico que funcionaria melhor para os tipos de documentos que você deseja arquivar. Existem três sistemas alfabéticos básicos a serem considerados e quatro sistemas numéricos, o mais comum dos quais é o sistema decimal. Os três sistemas alfabéticos são: tópico, enciclopédia e geográfico.
Comece definindo o sistema "alfabético tópico". Isso também é conhecido como sistema de "dicionário" e é o mais fácil de entender. Neste caso, cada arquivo dá um título e esses títulos são organizados em ordem alfabética de A a Z. Eles não são agrupados em assuntos e não têm categorias, portanto, este sistema geralmente é melhor para quantidades menores de arquivos.
Compreenda o sistema de "enciclopédia" ou "classificado". Nesse sistema, há grandes títulos ou assuntos abrangentes, como história ou filosofia, que têm assuntos menores agrupados em ordem alfabética dentro deles. Se for necessário, pode haver arquivos adicionais organizados em ordem alfabética dentro desses subtítulos. Por exemplo, na história você poderia ter subtítulos intitulados com décadas e dentro desses arquivos, arquivos designando certos aspectos da história, como tecnologia ou guerra. Essas subcategorias podem continuar até que você sinta que o sistema de arquivamento é eficiente para você.
Considere aprender o sistema "geográfico" para documentos que contêm informações relacionadas a lugares. Muito parecido com o sistema de enciclopédia, este sistema tem categorias principais, como países ou estados com subcategorias, como cidades ou vilas, arquivadas em ordem alfabética.
Compreenda pelo menos o básico dos sistemas de arquivamento decimal. Este é o sistema decimal de Dewey, usado com mais frequência por bibliotecas para categorizar livros e materiais de referência por números de telefone. Nesse caso, você não pode ter mais de 10 categorias por causa da restrição decimal de usar apenas números de zero a nove. Essas dez categorias podem ser subdivididas em dez categorias adicionais com a freqüência necessária, da mesma maneira que funciona o sistema alfabético da enciclopédia.
Divida o sistema decimal em blocos fáceis de aprender. Por exemplo, talvez sua biblioteca atual exija que você tenha três casas decimais para que suas dez categorias sejam listadas como 000, 100, 200 e assim por diante, cada uma com um título. Dentro de cada um deles haveria subcategorias como 002 ou 103 até que todos os decimais tenham sido preenchidos. Neste caso, 002 representa uma categoria na casa dos milhares e 103 representa uma categoria na casa dos 100 anos. Esse sistema é bom para volumes extremamente grandes de informações, pois os decimais podem ser expandidos e adicionados conforme necessário.