Posiadanie efektywnego systemu archiwizacji może zaoszczędzić czas i energię, gdy masz ważne informacje, które trzeba szybko przywołać z dużej ilości plików. Istnieją dwa rodzaje systemów archiwizacji: wykorzystujące liczby lub systemy numeryczne oraz te wykorzystujące litery lub systemy alfabetyczne. Nauka korzystania z tych systemów jest niezbędna, aby zdecydować się na ten, który jest dla Ciebie najlepszy. Chociaż istnieje kilka kategorii, zrozumienie podstaw tych systemów archiwizacji jest łatwe.
Wybierz rodzaj systemu alfabetycznego i numerycznego, który najlepiej sprawdziłby się w przypadku dokumentów, które chcesz złożyć. Należy wziąć pod uwagę trzy podstawowe systemy alfabetyczne oraz cztery systemy numeryczne, z których najczęstszym jest system dziesiętny. Trzy systemy alfabetyczne to: lokalny, encyklopedyczny i geograficzny.
Rozpocznij od zdefiniowania „topicznego alfabetycznego” systemu. Jest to również znane jako system „słownika” i jest najłatwiejsze do zrozumienia. W tym przypadku każdy plik ma tytuł, a tytuły te są ułożone w kolejności alfabetycznej od A do Z. Nie są pogrupowane w tematy i nie mają kategorii, więc ten system jest zwykle najlepszy dla mniejszych ilości plików.
Zrozum system „encyklopedia” lub „sklasyfikowany”. W tym systemie istnieją duże nadrzędne nagłówki lub przedmioty, takie jak historia lub filozofia, w których mniejsze przedmioty są pogrupowane alfabetycznie. Jeśli jest to wymagane, wewnątrz tych podtytułów mogą znajdować się dodatkowe pliki ułożone alfabetycznie. Na przykład w historii możesz mieć podtytuły zatytułowane dekadami, a wewnątrz tych plików, pliki określające pewne aspekty historii, takie jak technologia lub wojna. Te podkategorie mogą być kontynuowane, dopóki nie uznasz, że system archiwizacji jest dla Ciebie skuteczny.
Rozważ naukę „geograficznego” systemu dokumentów zawierających informacje dotyczące miejsc. Podobnie jak system encyklopedii, system ten ma główne kategorie, takie jak kraje lub stany, z podkategoriami, takimi jak miasta lub miasteczka, umieszczone w nich w kolejności alfabetycznej.
Zapoznaj się przynajmniej z podstawami dziesiętnych systemów archiwizacji. Jest to system dziesiętny Deweya, który jest najczęściej używany przez biblioteki do kategoryzowania książek i materiałów źródłowych według numerów telefonów. W takim przypadku możesz mieć nie więcej niż 10 kategorii ze względu na ograniczenie dziesiętne polegające na używaniu tylko liczb od zera do dziewięciu. Te dziesięć kategorii można następnie podzielić na 10 dodatkowych kategorii tak często, jak to konieczne, w taki sam sposób, w jaki działa system alfabetyczny encyklopedii.
Podziel system dziesiętny na łatwe do nauczenia kawałki. Na przykład, być może twoja aktualna biblioteka wymaga trzech miejsc po przecinku, aby dziesięć kategorii było wymienionych jako 000, 100, 200 itd., każda z tytułem. Wewnątrz każdego z nich znajdują się podkategorie, takie jak 002 lub 103, aż do wypełnienia wszystkich miejsc po przecinku. W tym przypadku 002 oznacza kategorię z tysięcy, a 103 oznacza kategorię z setek. Ten system jest dobry dla bardzo dużych ilości informacji, ponieważ ułamki dziesiętne można rozszerzać i dodawać w razie potrzeby.