Het hebben van een effectief archiveringssysteem kan u tijd en energie besparen wanneer u belangrijke informatie hebt die snel moet worden opgehaald uit een groot aantal bestanden. Er zijn twee soorten archiveringssystemen: die met cijfers of numerieke systemen, en die met letters of alfabetische systemen. Het is essentieel om te leren hoe u deze systemen kunt gebruiken om te beslissen welke het beste bij u past. Hoewel er verschillende categorieën zijn, is het eenvoudig om de basisprincipes van deze archiveringssystemen te begrijpen.
Bepaal het type alfabetisch en numeriek systeem dat het beste werkt voor de soorten documenten die u wilt archiveren. Er zijn drie basis alfabetische systemen om te overwegen en vier numerieke systemen, waarvan de meest voorkomende het decimale systeem is. De drie alfabetische systemen zijn actueel, encyclopedie en geografisch.
Begin met het definiëren van het "actuele alfabetische" systeem. Dit staat ook bekend als het "woordenboek"-systeem en is het gemakkelijkst te begrijpen. In dit geval krijgt elk bestand een titel en zijn die titels alfabetisch gerangschikt van A tot Z. Ze zijn niet gegroepeerd in onderwerpen en hebben geen categorieën, dus dit systeem is meestal het beste voor kleinere hoeveelheden bestanden.
Begrijp het "encyclopedie" of "geclassificeerde" systeem. In dit systeem zijn er grote overkoepelende koppen of onderwerpen, zoals geschiedenis of filosofie, waarin kleinere onderwerpen alfabetisch zijn gegroepeerd. Als het nodig is, kunnen er extra bestanden alfabetisch in deze ondertitels worden gerangschikt. In de geschiedenis zou je bijvoorbeeld ondertitels kunnen hebben met de titel decennia en binnen die bestanden, bestanden die bepaalde aspecten van de geschiedenis aanduiden, zoals technologie of oorlog. Deze subcategorieën kunnen doorgaan totdat u vindt dat het archiveringssysteem efficiënt voor u is.
Overweeg om het 'geografische' systeem te leren voor documenten die informatie over plaatsen bevatten. Net als het encyclopediesysteem heeft dit systeem hoofdcategorieën zoals landen of staten met subcategorieën zoals steden of dorpen die in alfabetische volgorde zijn gerangschikt.
Begrijp ten minste de basisprincipes van decimale archiveringssystemen. Dit is het Dewey Decimal System dat meestal door bibliotheken wordt gebruikt om boeken en referentiemateriaal te categoriseren op telefoonnummer. In dit geval kunt u niet meer dan 10 categorieën hebben vanwege de decimale beperking om alleen de getallen nul tot en met negen te gebruiken. Deze tien categorieën kunnen vervolgens zo vaak als nodig worden onderverdeeld in 10 extra categorieën, op dezelfde manier als het alfabetische systeem van de encyclopedie.
Breek het decimale stelsel op in gemakkelijk te leren brokken. Misschien vereist uw huidige bibliotheek bijvoorbeeld dat u drie decimalen heeft, zodat uw tien categorieën worden weergegeven als 000, 100, 200 enzovoort, elk met een titel. Binnen elk van deze zouden subcategorieën zoals 002 of 103 zijn totdat alle decimalen zijn ingevuld. In dit geval staat de 002 voor een categorie in de 000's en de 103 voor een categorie in de 100's. Dit systeem is goed voor extreem grote hoeveelheden informatie, omdat de decimalen naar behoefte kunnen worden uitgebreid en aangevuld.