קיום מערכת תיוק יעילה יכולה לחסוך לך זמן ואנרגיה כשיש לך מידע חשוב שצריך להיזכר במהירות מתוך נפח גדול של קבצים. ישנם שני סוגים של מערכות תיוק, אלה המשתמשים במספרים או במערכות מספריות, ואלה המשתמשים באותיות או במערכות אלפביתיות. לימוד השימוש במערכות אלו חיוני על מנת להחליט על המתאים ביותר עבורך. אמנם ישנן מספר קטגוריות, אך קל להבין את יסודות מערכות התיוק הללו.
החלט על סוג המערכת האלפביתית והמספרית שתעבוד בצורה הטובה ביותר עבור סוגי המסמכים שברצונך להגיש. ישנן שלוש מערכות אלפביתיות בסיסיות שיש לקחת בחשבון וארבע מערכות מספריות, כאשר הנפוצה שבהן היא המערכת העשרונית. שלוש המערכות האלפביתיות הן אקטואליות, אנציקלופדיה וגאוגרפיות.
התחל בהגדרת המערכת "אלפביתית מקומית". זו ידועה גם בשם מערכת "מילון" והיא הקלה ביותר להבנה. במקרה זה כל קובץ נותן כותרת וכותרות אלה מסודרות בסדר אלפביתי מא 'עד ת'. הם אינם מקובצים לנושאים ואין להם קטגוריות ולכן מערכת זו מתאימה בדרך כלל לכמויות קטנות יותר של קבצים.
הבן את המערכת "אנציקלופדיה" או "מסווגת". במערכת זו, ישנם כותרות או נושאים כוללים גדולים, כגון היסטוריה או פילוסופיה, הכוללים נושאים קטנים יותר המקובצים בסדר אלפביתי. אם זה נדרש, יכולות להיות קבצים נוספים המסודרים לפי אלפביתיות בכותרות המשנה האלה. לדוגמא, בהיסטוריה יכולות להיות לכם כותרות משנה עם עשרות שנים ובתוך אותם קבצים, קבצים שמייעדים היבטים מסוימים בהיסטוריה כמו טכנולוגיה או מלחמה. קטגוריות משנה אלה יכולות להמשיך עד שתרגיש שמערכת התיוק יעילה עבורך.
שקול ללמוד את המערכת ה"גיאוגרפית "למסמכים המכילים מידע הנוגע למקומות. בדומה למערכת האינציקלופדיה, למערכת זו יש קטגוריות עיקריות כגון מדינות או מדינות עם קטגוריות משנה כגון ערים או עיירות שהוגשו בהן בסדר אלפביתי.
הבן לפחות את היסודות של מערכות הגשה עשרוניות. זוהי מערכת העשרונית של דיואי אשר משמשת לרוב על ידי ספריות לסיווג ספרים וחומרי עזר לפי מספרי טלפון. במקרה זה, לא יכולות להיות לך יותר מ -10 קטגוריות בגלל ההגבלה העשרונית להשתמש רק במספרים אפס עד תשע. לאחר מכן ניתן לחלק את עשר הקטגוריות הללו לעשר קטגוריות נוספות בתדירות הנדרשת באותו אופן שבו המערכת האלפביתית האנציקלופדית פועלת.
לפרק את המערכת העשרונית לגושים קלים ללמוד. לדוגמא, אולי הספרייה הנוכחית שלך מחייבת שיהיו לך שלוש מקומות עשרוניים כך שעשר הקטגוריות שלך יופיעו כ- 000, 100, 200 וכן הלאה, ולכל אחת מהן כותרת. בתוך כל אחת מהן יהיו קטגוריות משנה כגון 002 או 103 עד למילוי כל העשרוניות. במקרה זה 002 מייצג קטגוריה בשנות האלפיים וה -103 מייצג קטגוריה בשנות ה -100. מערכת זו טובה לכמויות מידע גדולות במיוחד מכיוון שניתן להרחיב את העשרוניות ולהוסיף אותן לפי הצורך.