היכולת לחשב ולדווח כראוי על עלויות אחסון המחסן בפועל היא מפתח לתכנון פיננסי כמו גם לוגיסטיקה ותכנון מלאי. ישנם גורמים רבים שיש לקחת בחשבון בעת חישוב הוצאות אלה. לכידת נתונים אלה עלולה להיות מאתגרת, אך קריטי אם חברה אמורה לדעת את העלויות והרווח האמיתיים שלה ולקבוע היכן ניתן וצריך לבצע שיפורים.
מדוד את הקירות החיצוניים של המחסן. זה צריך לכלול את כל אזורי הבניין עליהם אתה משלם שכר דירה ונחשבים כחלק מהמחסן. אם הבניין מעוצב בצורה מוזרה או הורחב מספר פעמים, משימה זו יכולה להיות מעט זמן רב. לאחר שתסיים את המדידה, חשב את מספר הרגליים המרובעות במחסן. לדוגמא זו, נגיד שהמחסן עומק 175 מטר ואורך 230 מטר. התוצאה היא בסך הכל 40,250 מטרים רבועים (175 X 230 = 40,250). זהו המספר הראשון שתצטרך להשלמת חישובי עלות האחסון שלך.
עיין בדוחות הכספיים כדי לקבוע את ההוצאות שהוציא המחסן במהלך 12 החודשים הקודמים. הוסף את עלות השכרת הבניין, כלי עזר, חוזי אבטחה ואת העלות עבור כל שירותים כגון גינון או שירותי שרותים. הוסף לכך את עלויות השכר וכל הטבות העובדים הניתנות, כולל ביטוח בריאות, 401,000 תרומות ומסים. כלול עלות ביטוח וכן עלות ציוד כגון מלגזות, מכונות צילום, מחשבים ורכבים. לרשימה זו הוסף את כל ההוצאות האחרות שהמחסן הביא במהלך פרק הזמן המדובר. לאחר איסוף כל הנתונים, סכם את הסכומים לקביעת העלות השנתית להפעלת המחסן.
חלק את סך ההוצאות שהמחסן הביא למספר המ"ר במחסן. אם סך הכל שלב 2 היה 750,000 $, העלות למטר מרובע תהיה 18.63 $. מידע זה הוא בעל ערך בעת חישוב העלות של מתקן חדש בהשוואה למתקן קיים.
חישוב עלויות האחסון בדרך נוספת. קח את המספר הכולל של יחידות שנשלחו במהלך 12 החודשים הקודמים והוסף את המספר הכולל של יחידות המאוחסנות כרגע במחסן. זהו המספר הכולל של יחידות שטופלו בשנה הקודמת. חלק את עלות המחסן הכוללת של 750,000 $ למספר היחידות המטופלות, אשר לדוגמא זו תהיה 500,000 יחידות, מה שמעניק לך עלות אחסון מחסן של 1.50 $ ליחידה. חישוב זה יכול לעזור בקביעת הרווחיות הכוללת, היכן יש לבצע שיפורים וכיצד שינויים יכולים להשפיע על העלות ליחידת מלאי.