Tehokas arkistointijärjestelmä voi säästää aikaa ja energiaa, kun sinulla on tärkeitä tietoja, jotka on haettava nopeasti suuresta tiedostomäärästä. Arkistointijärjestelmiä on kahta tyyppiä: numeroita tai numeerisia järjestelmiä ja kirjaimia tai aakkosjärjestelmiä käyttäviä. Oppiminen näiden järjestelmien käyttämisestä on välttämätöntä, jotta voidaan päättää parhaasta järjestelmästä. Vaikka luokkia on useita, näiden arkistointijärjestelmien perusteiden ymmärtäminen on helppoa.
Päätä aakkosellisen ja numeerisen järjestelmän tyyppi, joka toimisi parhaiten tiedostotyypeille, jotka haluat arkistoida. Harkittavana on kolme aakkosjärjestelmää ja neljä numeerista järjestelmää, joista yleisin on desimaalijärjestelmä. Kolme aakkosjärjestelmää ovat ajankohtaisia, tietosanakirjaa ja maantieteellisiä.
Aloita määrittelemällä "ajankohtainen aakkosellinen" järjestelmä. Tätä kutsutaan myös "sanakirjajärjestelmäksi" ja se on helpoin ymmärtää. Tässä tapauksessa jokainen tiedosto antaa otsikon ja nämä otsikot on järjestetty aakkosjärjestyksessä A: sta Z: hen. Niitä ei ole ryhmitelty aiheisiin, eikä niillä ole luokkia, joten tämä järjestelmä on yleensä paras pienemmille tiedostoille.
Ymmärrä "tietosanakirja" tai "luokiteltu" järjestelmä. Tässä järjestelmässä on suuria kattavia otsikoita tai aiheita, kuten historia tai filosofia, joiden sisällä pienemmät aiheet on ryhmitelty aakkosjärjestykseen. Tarvittaessa näiden alaotsakkeiden sisällä voi olla muita aakkosjärjestyksessä järjestettyjä tiedostoja. Esimerkiksi historiassa sinulla voi olla alaotsikoita, joiden otsikko on vuosikymmeniä, ja näiden tiedostojen sisällä tiedostoja, jotka kuvaavat tiettyjä historian näkökohtia, kuten tekniikkaa tai sotaa. Nämä alaluokat voivat jatkua, kunnes tunnet arkistointijärjestelmän olevan tehokas sinulle.
Harkitse paikkatietoja sisältävien asiakirjojen "maantieteellisen" oppimista. Aivan kuten tietosanakirjajärjestelmä, tässä järjestelmässä on pääluokkia, kuten maat tai osavaltiot, joihin on lisätty alaluokkia, kuten kaupungit, aakkosjärjestyksessä.
Ymmärrä ainakin desimaalihakemistojärjestelmien perusteet. Tämä on Deweyn desimaalijärjestelmä, jota kirjastot käyttävät useimmiten kirjojen ja viitemateriaalien luokittelemiseen puhelunumeroiden mukaan. Tässä tapauksessa sinulla voi olla enintään 10 luokkaa, koska desimaalirajoitus on vain numeroiden nollasta yhdeksään käyttäminen. Nämä kymmenen luokkaa voidaan sitten jakaa 10 muuhun luokkaan niin usein kuin tarvitaan samalla tavalla kuin tietosanakirjojen aakkosjärjestelmä toimii.
Jaa desimaalijärjestelmä helposti opittaviksi paloiksi. Esimerkiksi nykyinen kirjastosi edellyttää, että sinulla on kolme desimaalia, joten kymmenen luokkaa luetellaan 000, 100, 200 ja niin edelleen ja jokaisella on otsikko. Jokaisessa näistä olisi alaluokkia, kuten 002 tai 103, kunnes kaikki desimaalit on täytetty. Tässä tapauksessa 002 tarkoittaa luokkaa 000-luvulla ja 103 tarkoittaa luokkaa 100-luvulla. Tämä järjestelmä soveltuu erittäin suurille tietomäärille, koska desimaaleja voidaan laajentaa ja lisätä tarvittaessa.