Tõhusa failisüsteemi olemasolu võib säästa teie aega ja energiat, kui teil on olulist teavet, mis tuleb kiiresti meelde tuletada suurest failimahust. Arvestussüsteeme on kahte tüüpi: arv- või numbrisüsteeme ja tähti või tähestikulisi süsteeme. Nende süsteemide kasutamise õppimine on hädavajalik, et otsustada teile sobivaima süsteemi üle. Kuigi kategooriaid on mitu, on nende arhiivisüsteemide põhitõdesid mõistmine lihtne.
Otsustage tähestikulise ja numbrilise süsteemi tüüp, mis sobiks kõige paremini failitüüpide jaoks. Arvestada tuleb kolme põhisüsteemi tähestikusüsteemi ja nelja arvsüsteemiga, millest kõige tavalisem on kümnendsüsteem. Kolm tähestikusüsteemi on aktuaalsed, entsüklopeedia ja geograafilised.
Alustage "aktuaalse tähestiku" süsteemi määratlemisega. Seda tuntakse ka kui "sõnastiku" süsteemi ja sellest on kõige lihtsam aru saada. Sel juhul annab iga fail pealkirja ja need pealkirjad on paigutatud tähestikulises järjekorras punktidest A kuni Z. Neid ei ole rühmitatud teemade kaupa ja neil pole kategooriaid, nii et see süsteem sobib tavaliselt kõige väiksemate failide jaoks.
Mõistke "entsüklopeedia" või "salastatud" süsteemi. Selles süsteemis on suuri üldisi pealkirju või teemasid, näiteks ajalugu või filosoofia, mille sees on tähestikuliselt rühmitatud väiksemad subjektid. Kui see on nõutav, võib nendes alamrubriikides olla tähestikulises järjekorras täiendavaid faile. Näiteks võib ajaloos olla aastakümnete pealkirjadega pealkirjad ja nende failide sees failid, mis tähistavad teatud ajaloo aspekte, näiteks tehnoloogia või sõda. Neid alamkategooriaid saab jätkata seni, kuni tunnete, et failisüsteem on teie jaoks tõhus.
Mõelge kohtade kohta teavet sisaldavate dokumentide geograafilise süsteemi õppimisele. Sarnaselt entsüklopeediasüsteemiga on sellel süsteemil peamised kategooriad, näiteks riigid või osariigid koos alamkategooriatega, näiteks linnad või alevid, mis on nendes tähestikulises järjekorras esitatud.
Mõistke vähemalt kümnendkohtade esitamise süsteemide põhitõdesid. See on Dewey kümnendsüsteem, mida raamatukogud kasutavad kõige sagedamini raamatute ja teatmematerjalide kategoriseerimiseks helistamisnumbrite järgi. Sellisel juhul ei tohi teil olla rohkem kui 10 kategooriat, kuna kümnendkoha piirang on ainult numbrite null kuni üheksa kasutamine. Need kümme kategooriat saab seejärel jagada 10 lisakategooriasse nii sageli kui vaja, samamoodi nagu töötab ka entsüklopeedia tähestikusüsteem.
Jaotage kümnendsüsteem hõlpsasti õppivateks tükkideks. Näiteks võib teie praegune kogu eeldada, et teil oleks kolm kümnendkoha täpsust, nii et teie kümme kategooriat oleks loetletud kui 000, 100, 200 ja nii edasi, igaühel pealkiri. Kõigi nende sees oleksid alamkategooriad nagu 002 või 103, kuni kõik kümnendkohad on täidetud. Sel juhul tähistab 002 kategooriat tuhandetes ja 103 tähistab kategooriat 100ndates. See süsteem sobib väga suure teabemahu jaoks, kuna kümnendkohti saab vastavalt vajadusele laiendada ja lisada.