Наличието на ефективна система за картотекиране може да ви спести време и енергия, когато разполагате с важна информация, която трябва да бъде извикана бързо от голям обем файлове. Има два вида системи за картотекиране, такива, които използват цифри или цифрови системи, и такива, използващи букви или азбучни системи. Да се научиш как да използваш тези системи е от съществено значение, за да решиш коя е най-добрата за теб. Въпреки че има няколко категории, разбирането на основите на тези системи за подаване е лесно.
Решете какъв тип азбучни и цифрови системи биха работили най-добре за типовете документи, които искате да подадете. Има три основни азбучни системи за разглеждане и четири цифрови системи, най-често срещаната от които е десетичната система. Трите азбучни системи са актуални, енциклопедични и географски.
Започнете с дефиниране на "актуалната азбучна" система. Това е известно още като „речникова“ система и е най-лесно за разбиране. В този случай всеки файл дава заглавие и тези заглавия са подредени по азбучен ред от А до Я. Те не са групирани в теми и нямат категории, така че тази система обикновено е най-подходяща за по-малки количества файлове.
Разберете системата „енциклопедия“ или „класифицирана“. В тази система има големи всеобхватни заглавия или теми, като история или философия, които имат по-малки теми, групирани по азбучен ред вътре в тях. Ако е необходимо, вътре в тези подзаглавия може да има допълнителни файлове, подредени по азбучен ред. Например в историята бихте могли да имате подзаглавия, озаглавени с десетилетия, а вътре в тези файлове, файлове, обозначаващи определени аспекти от историята като технология или война. Тези подкатегории могат да продължат, докато не почувствате, че системата за картотекиране е ефективна за вас.
Помислете за изучаване на "географската" система за документи, съдържащи информация, свързана с места. Подобно на системата на енциклопедията, тази система има основни категории като държави или щати с подкатегории като градове или градове, записани в тях по азбучен ред.
Разберете поне основите на десетичните системи за картотекиране. Това е десетичната система на Дюи, която най-често се използва от библиотеките за категоризиране на книгите и справочните материали по номера на повикванията. В този случай можете да имате не повече от 10 категории поради десетичното ограничение само при използване на числа от нула до девет. След това тези десет категории могат да бъдат подразделени на 10 допълнителни категории толкова често, колкото е необходимо, по същия начин, по който работи азбучната система на енциклопедията.
Разбийте десетичната система на лесни за научаване парчета. Например, може би текущата ви библиотека изисква да имате три знака след десетичната запетая, така че вашите десет категории да бъдат изброени като 000, 100, 200 и т.н., всяка със заглавие. Във всяка от тях ще има подкатегории като 002 или 103, докато всички десетични знаци бъдат попълнени. В този случай 002 означава категория през 000-те, а 103 означава категория през 100-те. Тази система е подходяща за изключително големи обеми информация, тъй като десетичните знаци могат да се разширяват и добавят при необходимост.