يمكن أن يوفر لك وجود نظام حفظ ملفات فعال وقتك وطاقتك عندما يكون لديك معلومات مهمة تحتاج إلى استرجاعها بسرعة من حجم كبير من الملفات. هناك نوعان من أنظمة الملفات ، تلك التي تستخدم الأرقام ، أو الأنظمة الرقمية ، وتلك التي تستخدم الحروف ، أو الأنظمة الأبجدية. يعد تعلم كيفية استخدام هذه الأنظمة أمرًا ضروريًا لاتخاذ قرار بشأن النظام الأفضل لك. في حين أن هناك عدة فئات ، فإن فهم أساسيات أنظمة الملفات هذه أمر سهل.
حدد نوع النظام الأبجدي والرقمي الذي يعمل بشكل أفضل مع أنواع المستندات التي ترغب في حفظها. هناك ثلاثة أنظمة أبجدية أساسية يجب مراعاتها وأربعة أنظمة رقمية ، وأكثرها شيوعًا هو النظام العشري. الأنظمة الأبجدية الثلاثة موضعية ، وموسوعة ، وجغرافية.
ابدأ بتعريف النظام "الأبجدي الموضعي". يُعرف هذا أيضًا باسم نظام "القاموس" وهو الأسهل في الفهم. في هذه الحالة ، يعطي كل ملف عنوانًا ويتم ترتيب هذه العناوين أبجديًا من الألف إلى الياء. لم يتم تجميعها في موضوعات وليس لديها فئات لذلك هذا النظام هو الأفضل عادة لكميات أصغر من الملفات.
فهم نظام "الموسوعة" أو "المصنف". في هذا النظام ، توجد عناوين أو موضوعات شاملة كبيرة ، مثل التاريخ أو الفلسفة ، تحتوي على مواضيع أصغر مجمعة أبجديًا بداخلها. إذا لزم الأمر ، يمكن أن تكون هناك ملفات إضافية مرتبة أبجديًا داخل هذه العناوين الفرعية. على سبيل المثال ، في التاريخ يمكن أن يكون لديك عناوين فرعية بعنوان عقود وداخل تلك الملفات ، ملفات تحدد جوانب معينة من التاريخ مثل التكنولوجيا أو الحرب. يمكن أن تستمر هذه الفئات الفرعية حتى تشعر أن نظام الملفات فعال بالنسبة لك.
ضع في اعتبارك تعلم النظام "الجغرافي" للوثائق التي تحتوي على معلومات تتعلق بالأماكن. يشبه إلى حد كبير نظام الموسوعة ، يحتوي هذا النظام على فئات رئيسية مثل البلدان أو الولايات التي تحتوي على فئات فرعية مثل المدن أو البلدات المسجلة داخلها بالترتيب الأبجدي.
فهم أساسيات أنظمة الملفات العشرية على الأقل. هذا هو نظام ديوي العشري الذي تستخدمه المكتبات غالبًا لتصنيف الكتب والمواد المرجعية من خلال أرقام الاتصال. في هذه الحالة ، لا يمكن أن يكون لديك أكثر من 10 فئات بسبب التقييد العشري باستخدام الأرقام من صفر إلى تسعة فقط. يمكن بعد ذلك تقسيم هذه الفئات العشر إلى 10 فئات إضافية كلما دعت الحاجة بنفس الطريقة التي يعمل بها نظام الأبجدية الموسوعة.
قسّم النظام العشري إلى أجزاء سهلة التعلم. على سبيل المثال ، ربما تتطلب مكتبتك الحالية أن يكون لديك ثلاثة منازل عشرية بحيث يتم سرد الفئات العشر على أنها 000 و 100 و 200 وما إلى ذلك ، ولكل منها عنوان. داخل كل من هذه الفئات الفرعية مثل 002 أو 103 حتى يتم ملء جميع الكسور العشرية. في هذه الحالة ، يرمز 002 إلى فئة في آلاف بينما يرمز 103 إلى فئة في المائة. يعتبر هذا النظام مفيدًا لأحجام كبيرة جدًا من المعلومات حيث يمكن توسيع الكسور العشرية وإضافتها حسب الحاجة.