Etkili bir dosyalama sistemine sahip olmak, büyük hacimli dosyalardan hızlı bir şekilde geri çağrılması gereken önemli bilgilere sahip olduğunuzda size zaman ve enerji tasarrufu sağlayabilir. İki tür dosyalama sistemi vardır, sayıları kullananlar veya sayısal sistemler ve harfler veya alfabetik sistemler kullananlar. Bu sistemleri nasıl kullanacağınızı öğrenmek, sizin için en iyisine karar vermek için çok önemlidir. Birkaç kategori olsa da, bu dosyalama sistemlerinin temellerini anlamak kolaydır.
Dosyalamak istediğiniz belge türleri için en uygun alfabetik ve sayısal sistem türüne karar verin. Göz önünde bulundurulması gereken üç temel alfabetik sistem ve en yaygın olanı ondalık sistem olan dört sayısal sistem vardır. Üç alfabetik sistem topikal, ansiklopedi ve coğrafidir.
"Topikal alfabetik" sistemi tanımlayarak başlayın. Bu aynı zamanda "sözlük" sistemi olarak da bilinir ve anlaşılması en kolay olanıdır. Bu durumda her dosyaya bir başlık verilir ve bu başlıklar A'dan Z'ye alfabetik sıraya göre düzenlenir. Konular halinde gruplanmazlar ve kategorileri yoktur, bu nedenle bu sistem genellikle daha küçük miktarlardaki dosyalar için en iyisidir.
"Ansiklopedi" veya "sınıflandırılmış" sistemi anlayın. Bu sistemde, içinde alfabetik olarak gruplandırılmış daha küçük konuların bulunduğu tarih veya felsefe gibi büyük kapsayıcı başlıklar veya konular vardır. Gerekirse, bu alt başlıklar içinde alfabetik olarak düzenlenmiş ek dosyalar olabilir. Örneğin, tarihte, onlarca yıl başlıklı alt başlıklarınız olabilir ve bu dosyaların içinde, teknoloji veya savaş gibi tarihin belirli yönlerini belirten dosyalar olabilir. Bu alt kategoriler, dosyalama sisteminin sizin için verimli olduğunu hissedene kadar devam edebilir.
Yerlerle ilgili bilgileri içeren belgeler için "coğrafi" sistemi öğrenmeyi düşünün. Ansiklopedi sistemine çok benzer şekilde, bu sistemin içinde şehirler veya kasabalar gibi alt kategorileri olan ülkeler veya eyaletler gibi ana kategorileri alfabetik sırayla dosyalanmıştır.
En azından ondalık dosyalama sistemlerinin temellerini anlayın. Bu, kütüphaneler tarafından kitapları ve referans materyallerini çağrı numaralarına göre sınıflandırmak için en sık kullanılan Dewey Ondalık Sistemidir. Bu durumda, yalnızca sıfırdan dokuza kadar sayıları kullanmanın ondalık kısıtlaması nedeniyle 10'dan fazla kategoriye sahip olamazsınız. Bu on kategori daha sonra, ansiklopedi alfabetik sisteminin çalıştığı şekilde gerektiği sıklıkta 10 ek kategoriye bölünebilir.
Ondalık sistemi öğrenmesi kolay parçalara ayırın. Örneğin, belki mevcut kitaplığınız üç ondalık basamağa sahip olmanızı gerektiriyor, böylece on kategoriniz her biri bir başlıkla 000, 100, 200 vb. olarak listelenecek. Bunların her birinin içinde, tüm ondalık sayılar dolduruluncaya kadar 002 veya 103 gibi alt kategoriler olacaktır. Bu durumda 002, 000'lerdeki bir kategoriyi ve 103, 100'lerdeki bir kategoriyi temsil eder. Bu sistem, ondalık sayılar gerektiği gibi genişletilip eklenebildiğinden, son derece büyük hacimli bilgiler için iyidir.