Dacă aveți un sistem de înregistrare eficient, puteți economisi timp și energie atunci când aveți informații importante care trebuie recuperate rapid dintr-un volum mare de fișiere. Există două tipuri de sisteme de înregistrare, cele care utilizează numere sau sisteme numerice și cele care utilizează litere sau sisteme alfabetice. Învățarea modului de utilizare a acestor sisteme este esențială pentru a decide asupra celui mai potrivit pentru dvs. Deși există mai multe categorii, înțelegerea elementelor de bază ale acestor sisteme de înregistrare este ușoară.
Decideți tipul de sistem alfabetic și numeric care ar funcționa cel mai bine pentru tipurile de documente pe care doriți să le înregistrați. Există trei sisteme alfabetice de bază de luat în considerare și patru sisteme numerice, dintre care cel mai comun este sistemul zecimal. Cele trei sisteme alfabetice sunt topice, enciclopedice și geografice.
Începeți prin definirea sistemului „alfabetic actual”. Acesta este, de asemenea, cunoscut sub numele de „dicționar” și este cel mai ușor de înțeles. În acest caz, fiecare fișier dă un titlu și acele titluri sunt aranjate în ordine alfabetică de la A la Z. Acestea nu sunt grupate pe subiecte și nu au categorii, astfel încât acest sistem este de obicei cel mai bun pentru cantități mai mici de fișiere.
Înțelegeți sistemul „enciclopediei” sau „clasificat”. În acest sistem, există rubrici sau subiecte mari, cum ar fi istoria sau filozofia, care au subiecte mai mici grupate alfabetic în interiorul lor. Dacă este necesar, pot exista fișiere suplimentare aranjate alfabetic în aceste subpoziții. De exemplu, în istorie ați putea avea subtitluri cu decenii și în interiorul acelor fișiere, fișiere care desemnează anumite aspecte ale istoriei, cum ar fi tehnologia sau războiul. Aceste subcategorii pot continua până când simțiți că sistemul de înregistrare este eficient pentru dvs.
Luați în considerare învățarea sistemului „geografic” pentru documentele care conțin informații referitoare la locuri. La fel ca sistemul enciclopediei, acest sistem are categorii majore, cum ar fi țări sau state cu subcategorii, cum ar fi orașe sau orașe, aranjate în ordine alfabetică.
Înțelegeți cel puțin elementele de bază ale sistemelor de înregistrare zecimală. Acesta este sistemul zecimal Dewey, care este cel mai des folosit de biblioteci pentru a clasifica cărțile și materialele de referință după numere de apel. În acest caz, nu puteți avea mai mult de 10 categorii din cauza restricției zecimale de a utiliza numai numerele de la zero la nouă. Aceste zece categorii pot fi apoi împărțite în 10 categorii suplimentare de câte ori este nevoie, în același mod în care funcționează sistemul alfabetic al enciclopediei.
Descompuneți sistemul zecimal în bucăți ușor de învățat. De exemplu, poate biblioteca dvs. actuală necesită să aveți trei zecimale, astfel încât cele zece categorii să fie listate ca 000, 100, 200 și așa mai departe, fiecare cu un titlu. În interiorul fiecăreia dintre acestea ar exista subcategorii cum ar fi 002 sau 103 până când toate zecimalele vor fi completate. În acest caz, 002 reprezintă o categorie în 000 și 103 reprezintă o categorie în 100. Acest sistem este bun pentru volume extrem de mari de informații, deoarece zecimalele pot fi extinse și adăugate la nevoie.
