Veiksminga registravimo sistema gali sutaupyti laiko ir energijos, kai turite svarbios informacijos, kurią reikia greitai prisiminti iš didelio failų kiekio. Yra dviejų rūšių registravimo sistemos: naudojamos skaičiai, arba skaitinės sistemos, ir raidės, arba abėcėlės sistemos. Išmokti naudotis šiomis sistemomis yra būtina, norint nuspręsti, kuri yra jums tinkamiausia. Nors yra keletas kategorijų, suprasti šių registravimo sistemų pagrindus yra lengva.
Nuspręskite abėcėlės ir skaitinės sistemos tipą, kuris geriausiai tinka dokumentų tipams, kuriuos norite pateikti. Yra trys pagrindinės abėcėlės sistemos, į kurias reikia atsižvelgti, ir keturios skaitinės sistemos, iš kurių dažniausia yra dešimtainė sistema. Trys abėcėlės sistemos yra aktualios, enciklopedijos ir geografinės.
Pradėkite apibrėždami „aktualią abėcėlės“ sistemą. Tai taip pat žinoma kaip „žodyno“ sistema ir yra lengviausia suprasti. Šiuo atveju kiekvienam failui suteikiamas pavadinimas ir tie pavadinimai yra išdėstyti abėcėlės tvarka nuo A iki Z. Jie nėra grupuojami į dalykus ir neturi kategorijų, todėl ši sistema dažniausiai tinka mažesniems failų kiekiams.
Supraskite „enciklopedijos“ arba „klasifikuoto“ sistemą. Šioje sistemoje yra didelių bendrų antraštių ar dalykų, tokių kaip istorija ar filosofija, kurių viduje mažesni dalykai sugrupuoti abėcėlės tvarka. Jei to reikia, šiose subpozicijose gali būti papildomų failų, išdėstytų abėcėlės tvarka. Pavyzdžiui, istorijoje tu gali turėti paantraštes, pavadintas dešimtmečiais, ir tų bylų viduje - bylas, nurodančias tam tikrus istorijos aspektus, pvz., Technologijas ar karą. Šios subkategorijos gali tęstis tol, kol pajusite, kad dokumentų sistema jums yra efektyvi.
Apsvarstykite galimybę išmokti „geografinę“ dokumentų, kuriuose yra informacijos apie vietas, sistemą. Panašiai kaip enciklopedijos sistema, šioje sistemoje yra pagrindinės kategorijos, pvz., Šalys ar valstybės, turinčios subkategorijas, pavyzdžiui, miestai ar miesteliai, pateikiami jose abėcėlės tvarka.
Suprasti bent jau dešimtainių registravimo sistemų pagrindus. Tai Dewey dešimtainė sistema, kurią bibliotekos dažniausiai naudoja skirstydamos knygas ir informacinę medžiagą pagal skambučių numerius. Tokiu atveju galite turėti ne daugiau kaip 10 kategorijų, nes dešimtainis apribojimas naudoti tik skaičius nuo nulio iki devynių. Vėliau šias dešimt kategorijų galima suskirstyti į 10 papildomų kategorijų taip dažnai, kaip reikia enciklopedijos abėcėlės sistema.
Suskirstykite dešimtainę sistemą į lengvai mokomus gabalus. Pvz., Galbūt jūsų dabartinėje bibliotekoje reikalaujama, kad būtų trys skaitmenys po kablelio, taigi jūsų dešimt kategorijų būtų nurodytos kaip 000, 100, 200 ir kt., Kiekviena su pavadinimu. Kiekvienoje iš jų būtų pakategorės, tokios kaip 002 arba 103, kol bus užpildyti visi skaitmenys po kablelio. Šiuo atveju 002 reiškia kategoriją tūkstantmetyje, o 103 reiškia kategoriją 100-aisiais. Ši sistema tinka itin dideliam informacijos kiekiui, nes dešimtainius ženklus galima išplėsti ir pridėti, jei reikia.