효과적인 파일링 시스템을 사용하면 대용량 파일에서 신속하게 회수해야하는 중요한 정보가있을 때 시간과 에너지를 절약 할 수 있습니다. 파일링 시스템에는 숫자 또는 숫자 시스템을 사용하는 시스템과 문자 또는 알파벳 시스템을 사용하는 시스템이 있습니다. 이러한 시스템을 사용하는 방법을 배우는 것은 자신에게 가장 적합한 시스템을 결정하기 위해 필수적입니다. 여러 범주가 있지만 이러한 파일링 시스템의 기본 사항을 이해하는 것은 쉽습니다.
제출하려는 문서 유형에 가장 적합한 알파벳 및 숫자 시스템 유형을 결정하십시오. 고려해야 할 세 가지 기본 알파벳 체계와 네 가지 숫자 체계가 있으며 가장 일반적인 것은 십진법입니다. 세 가지 알파벳 체계는 주제, 백과 사전 및 지리입니다.
"주제 알파벳"시스템을 정의하여 시작하십시오. 이것은 "사전"시스템으로도 알려져 있으며 이해하기 가장 쉽습니다. 이 경우 각 파일은 제목을 제공하며 해당 제목은 A에서 Z까지 알파벳 순서로 정렬됩니다. 주제로 그룹화되지 않고 카테고리가 없으므로이 시스템은 일반적으로 적은 양의 파일에 가장 적합합니다.
"백과 사전"또는 "분류 된"시스템을 이해합니다. 이 시스템에는 역사나 철학과 같은 큰 제목이나 주제가 있으며 그 안에 알파벳순으로 그룹화 된 작은 주제가 있습니다. 필요한 경우 이러한 부제목 안에 알파벳순으로 정렬 된 추가 파일이있을 수 있습니다. 예를 들어, 역사에서 수십 년이라는 제목의 부제목과 그 파일 안에 기술이나 전쟁과 같은 역사의 특정 측면을 지정하는 파일이있을 수 있습니다. 이러한 하위 범주는 파일링 시스템이 효율적이라고 느낄 때까지 계속 될 수 있습니다.
장소와 관련된 정보를 포함하는 문서에 대한 "지리적"시스템을 배우는 것을 고려하십시오. 백과 사전 시스템과 매우 유사하게이 시스템에는 국가 또는 주와 같은 주요 범주가 있으며 그 안에 도시 나 마을과 같은 하위 범주가 알파벳 순서로 정리되어 있습니다.
최소한 십진법의 기초를 이해하십시오. 이것은 Dewey Decimal System으로 도서관에서 책과 참고 자료를 호출 번호로 분류하는 데 가장 자주 사용됩니다. 이 경우 0부터 9까지의 숫자 만 사용하는 소수 제한 때문에 10 개 이하의 범주를 가질 수 있습니다. 이 10 개의 카테고리는 백과 사전 알파벳 체계가 작동하는 것과 같은 방식으로 필요한만큼 자주 10 개의 추가 카테고리로 세분화 될 수 있습니다.
십진법을 배우기 쉬운 덩어리로 나눕니다. 예를 들어, 현재 라이브러리에서 소수점 세 자리가 있어야 10 개의 범주가 각각 제목이있는 000, 100, 200 등으로 나열됩니다. 이들 각각 안에는 모든 소수가 채워질 때까지 002 또는 103과 같은 하위 범주가 있습니다. 이 경우 002는 000의 범주를 나타내고 103은 100의 범주를 나타냅니다. 이 시스템은 필요에 따라 소수를 확장하고 추가 할 수 있으므로 매우 많은 양의 정보에 적합합니다.