ეფექტური შევსების სისტემის დაზოგვა შეგიძლიათ დაზოგოთ დრო და ენერგია, როდესაც გაქვთ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, რომელიც სწრაფად უნდა გაიხსენოთ დიდი მოცულობის ფაილებიდან. არსებობს ორი სახის შეტანის სისტემა, ის, ვინც იყენებს ციფრებს, ან ციფრულ სისტემას, და ის, ვინც იყენებს ასოებს, ან ანბანური სისტემებს. იმის სწავლა, თუ როგორ გამოიყენოთ ეს სისტემები, აუცილებელია იმისათვის, რომ გადაწყვიტოთ რომელია თქვენთვის საუკეთესო. მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს რამდენიმე კატეგორია, ამ შეტანის სისტემის საფუძვლების გაგება მარტივია.
გადაწყვიტეთ ანბანური და რიცხვითი სისტემის ტიპი, რომელიც საუკეთესოდ იმუშავებს იმ ტიპის დოკუმენტებისთვის, რომელთა შეტანა გსურთ. გასათვალისწინებელია სამი ძირითადი ანბანური სისტემა და ოთხი რიცხვითი სისტემა, რომელთაგან ყველაზე გავრცელებულია ათობითი სისტემა. ანბანური სამი სისტემა არის აქტუალური, ენციკლოპედიური და გეოგრაფიული.
დაიწყეთ "ადგილობრივი ანბანური" სისტემის განსაზღვრით. ეს ასევე ცნობილია როგორც "ლექსიკონი" სისტემა და მისი გაგება უმარტივესია. ამ შემთხვევაში თითოეულ ფაილს აქვს სათაური და ეს სათაურები განლაგებულია ანბანური თანმიმდევრობით A- დან Z- მდე. ისინი არ არიან დაჯგუფებული საგნებში და არ აქვთ კატეგორიები, ამიტომ ეს სისტემა, როგორც წესი, საუკეთესოა მცირე რაოდენობით ფაილებისთვის.
გაიგეთ "ენციკლოპედია" ან "კლასიფიცირებული" სისტემა. ამ სისტემაში არსებობს დიდი შინაარსის სათაურები ან საგნები, მაგალითად ისტორია ან ფილოსოფია, რომლებსაც აქვთ უფრო მცირე ზომის საგნები, რომლებიც ჯგუფურად ანბანურად არის დაჯგუფებული. თუ ეს საჭიროა, ამ ქვესათაურების შიგნით ანბანის მიხედვით მოწყობილი დამატებითი ფაილების არსებობა შეიძლება. მაგალითად, ისტორიაში შეიძლება გქონდეთ ქვესათაურები, რომლებსაც ათწლეულები აქვს და ამ ფაილების შიგნით, ფაილები, რომლებიც ასახავს ისტორიის გარკვეულ ასპექტებს, როგორიცაა ტექნოლოგია ან ომი. ეს ქვეკატეგორიები შეიძლება გაგრძელდეს მანამ, სანამ არ იგრძნობთ, რომ შეტანის სისტემა თქვენთვის ეფექტურია.
გაითვალისწინეთ "გეოგრაფიული" სისტემის შესწავლა დოკუმენტებისთვის, რომლებიც შეიცავს ადგილთან დაკავშირებულ ინფორმაციას. ენციკლოპედიური სისტემის მსგავსად, ამ სისტემას აქვს ძირითადი კატეგორიები, მაგალითად, ქვეყნები ან სახელმწიფოები ქვეკატეგორიებით, მაგალითად, მათში ანბანური თანმიმდევრობით შეტანილი ქალაქები.
მინიმუმ გაიგეთ ათობითი შეტანის სისტემების საფუძვლები. ეს არის Dewey Decimal System, რომელსაც ბიბლიოთეკები ყველაზე ხშირად იყენებენ წიგნების და საცნობარო მასალების კატეგორიზაციისათვის ზარის ნომრების მიხედვით. ამ შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ გქონდეთ არაუმეტეს 10 კატეგორიის, რადგან ათობითი შეზღუდვა მხოლოდ ნულოვანიდან ცხრა რიცხვების გამოყენებას წარმოადგენს. შემდეგ ეს ათი კატეგორია შეიძლება დაიყოს 10 დამატებით კატეგორიად, რაც ხშირად საჭიროა, ისევე, როგორც ენციკლოპედიური ანბანური სისტემა მუშაობს.
დაანგრიეთ ათობითი სისტემა ადვილად შესასწავლ ბლოკებად. მაგალითად, შესაძლოა თქვენი ამჟამინდელი ბიბლიოთეკა მოითხოვს, რომ თქვენ გაქვთ სამი ათობითი წერტილი, ასე რომ, თქვენი ათი კატეგორია ჩამოთვლილი იქნება 000, 100, 200 და ა.შ., თითოეულ მათგანს აქვს სათაური. თითოეული მათგანის შიგნით იქნება ქვეკატეგორიები, როგორიცაა 002 ან 103, სანამ ათწილადი არ შეივსება. ამ შემთხვევაში 002 ნიშნავს კატეგორიის კატეგორიას 000-იან წლებში და 103 ნიშნავს კატეგორიას 100-იან წლებში. ეს სისტემა კარგია ინფორმაციის უკიდურესად დიდი მოცულობისთვის, რადგან ათწილადების გაფართოება და საჭიროების შემთხვევაში დამატებაა შესაძლებელი.