A hatékony iratkezelő rendszer időt és energiát takaríthat meg, amikor fontos információval rendelkezik, amelyet nagy mennyiségű fájlból gyorsan fel kell hívni. Kétféle irattárolási rendszer létezik, amelyek számokat vagy numerikus rendszereket használnak, és amelyek betűket vagy ábécés rendszereket használnak. E rendszerek használatának elsajátítása elengedhetetlen ahhoz, hogy a számodra legmegfelelőbb rendszerről döntsön. Noha több kategória létezik, ezen iratrendszerek alapjainak megértése egyszerű.
Döntse el a betűrendes és numerikus rendszer típusát, amely a legjobban megfelelne a benyújtani kívánt dokumentumtípusoknak. Három alapvető ábécés rendszert kell figyelembe venni, és négy numerikus rendszert, amelyek közül a leggyakoribb a tizedes. A három ábécés rendszer aktuális, enciklopédia és földrajzi.
Kezdje a "helyi ábécé" rendszer meghatározásával. Ez más néven "szótár" rendszer, és a legkönnyebben érthető. Ebben az esetben minden fájl címet ad, és a címek ábécé sorrendben vannak A-tól Z-ig. Nincsenek csoportosítva tantárgyakba, és nincsenek kategóriáik, így ez a rendszer általában kisebb fájlok mennyiségéhez a legjobb.
Ismerje az "enciklopédia" vagy a "minősített" rendszert. Ebben a rendszerben vannak olyan átfogó fejezetek vagy témák, mint például a történelem vagy a filozófia, amelyekben kisebb alanyok vannak betűrendben csoportosítva. Ha szükséges, további alfabetikus sorrendben fájlok is találhatók ezen alcímeken belül. Például a történelemben lehet évtizedes alcímek és ezekben az állományokban, a történelem bizonyos aspektusait, például a technológiát vagy a háborút tartalmazó fájlok. Ezek az alkategóriák addig folytatódhatnak, amíg nem érzi úgy, hogy az iratrendszer hatékony az Ön számára.
Fontolja meg a helyekkel kapcsolatos információkat tartalmazó dokumentumok "földrajzi" rendszerének elsajátítását. Az enciklopédia-rendszerhez hasonlóan ennek a rendszernek is vannak olyan főbb kategóriái, mint az országok vagy államok, amelyek alkategóriákkal rendelkeznek, például a városok betűrendben iktatják őket.
Ismerje meg legalább a tizedes iktatási rendszerek alapjait. Ez a Dewey decimális rendszer, amelyet a könyvtárak leggyakrabban használnak a könyvek és a referenciaanyagok hívószámok szerinti kategorizálására. Ebben az esetben legfeljebb 10 kategória lehet, mivel a tizedes korlátozás csak a nulla és a kilenc közötti szám használatát jelenti. Ez a tíz kategória azután 10 további kategóriára osztható, ahányszor csak szükséges, ugyanúgy, ahogy az enciklopédia ábécé rendszere működik.
Bontsa le a tizedesrendszert könnyen megtanulható darabokra. Például a jelenlegi könyvtárában megkövetelheti, hogy három tizedesjegy legyen, így tíz kategóriája 000, 100, 200 és így tovább szerepelne, mindegyik címmel. Mindegyiken belül olyan alkategóriák találhatók, mint a 002 vagy a 103, amíg az összes tizedesjegyet ki nem töltik. Ebben az esetben a 002 egy 000-es kategóriát, a 103 pedig a 100-as kategóriát jelenti. Ez a rendszer rendkívül nagy mennyiségű információhoz használható, mivel a tizedesjegyek szükség szerint bővíthetők és kiegészíthetők.