एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम होने से आपका समय और ऊर्जा बच सकती है जब आपके पास महत्वपूर्ण जानकारी होती है जिसे बड़ी मात्रा में फाइलों से जल्दी से वापस बुलाने की आवश्यकता होती है। फाइलिंग सिस्टम दो प्रकार के होते हैं, एक नंबर या न्यूमेरिक सिस्टम का उपयोग करने वाले, और दूसरे जो अक्षरों या अल्फाबेटिक सिस्टम का उपयोग करते हैं। आपके लिए सबसे अच्छा सिस्टम चुनने के लिए इन प्रणालियों का उपयोग करना सीखना आवश्यक है। जबकि कई श्रेणियां हैं, इन फाइलिंग सिस्टम की मूल बातें समझना आसान है।
आप जिस प्रकार के दस्तावेज़ों को फाइल करना चाहते हैं, उनके लिए सबसे अच्छा काम करने वाले अल्फाबेटिक और न्यूमेरिक सिस्टम के प्रकार पर निर्णय लें। विचार करने के लिए तीन बुनियादी वर्णमाला प्रणालियाँ हैं और चार संख्यात्मक प्रणालियाँ, जिनमें से सबसे आम दशमलव प्रणाली है। तीन वर्णमाला प्रणालियाँ सामयिक, विश्वकोश और भौगोलिक हैं।
"सामयिक वर्णमाला" प्रणाली को परिभाषित करके प्रारंभ करें। इसे "शब्दकोश" प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है और यह समझने में सबसे आसान है। इस मामले में प्रत्येक फ़ाइल एक शीर्षक दे रही है और उन शीर्षकों को A से Z तक वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया गया है। उन्हें विषयों में समूहीकृत नहीं किया जाता है और उनकी श्रेणियां नहीं होती हैं इसलिए यह प्रणाली आमतौर पर छोटी मात्रा में फाइलों के लिए सर्वोत्तम होती है।
"विश्वकोश" या "वर्गीकृत" प्रणाली को समझें। इस प्रणाली में, इतिहास या दर्शन जैसे बड़े व्यापक शीर्षक या विषय होते हैं, जिनके भीतर छोटे विषयों को वर्णानुक्रम में समूहीकृत किया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो इन उपशीर्षकों के अंदर वर्णानुक्रम में व्यवस्थित अतिरिक्त फ़ाइलें हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, इतिहास में आपके पास दशकों के शीर्षक वाले उपशीर्षक हो सकते हैं और उन फाइलों के अंदर, इतिहास के कुछ पहलुओं जैसे प्रौद्योगिकी या युद्ध को निर्दिष्ट करने वाली फाइलें। ये उपश्रेणियाँ तब तक जारी रह सकती हैं जब तक आपको लगता है कि फाइलिंग सिस्टम आपके लिए कुशल नहीं है।
स्थानों से संबंधित जानकारी वाले दस्तावेज़ों के लिए "भौगोलिक" प्रणाली सीखने पर विचार करें। विश्वकोश प्रणाली की तरह, इस प्रणाली में प्रमुख श्रेणियां हैं जैसे देश या राज्य उपश्रेणियां जैसे कि शहर या कस्बे उनके भीतर वर्णानुक्रम में दर्ज किए गए हैं।
कम से कम दशमलव फाइलिंग सिस्टम की मूल बातें समझें। यह डेवी दशमलव प्रणाली है जिसका उपयोग पुस्तकालयों द्वारा कॉल नंबरों द्वारा पुस्तकों और संदर्भ सामग्री को वर्गीकृत करने के लिए सबसे अधिक बार किया जाता है। इस मामले में, आपके पास १० से अधिक श्रेणियां नहीं हो सकतीं, क्योंकि केवल शून्य से नौ तक की संख्या का उपयोग करने के दशमलव प्रतिबंध के कारण। फिर इन दस श्रेणियों को 10 अतिरिक्त श्रेणियों में उप-विभाजित किया जा सकता है, जितनी बार आवश्यक हो उसी तरह जिस तरह से विश्वकोश वर्णमाला प्रणाली काम करती है।
दशमलव प्रणाली को सीखने में आसान भागों में विभाजित करें। उदाहरण के लिए, शायद आपके वर्तमान पुस्तकालय के लिए आवश्यक है कि आपके पास तीन दशमलव स्थान हों, इसलिए आपकी दस श्रेणियों को 000, 100, 200 और इसी तरह सूचीबद्ध किया जाएगा, प्रत्येक एक शीर्षक के साथ। इनमें से प्रत्येक के अंदर उपश्रेणियाँ होंगी जैसे कि 002 या 103 जब तक सभी दशमलव भर नहीं जाते। इस मामले में 002 का अर्थ 000 में एक श्रेणी है और 103 का अर्थ 100 के दशक में एक श्रेणी है। यह प्रणाली बहुत बड़ी मात्रा में जानकारी के लिए अच्छी है क्योंकि दशमलव को बढ़ाया जा सकता है और आवश्यकतानुसार जोड़ा जा सकता है।