Tener un sistema de archivo eficaz puede ahorrarle tiempo y energía cuando tiene información importante que debe recuperarse rápidamente de un gran volumen de archivos. Hay dos tipos de sistemas de archivo, los que utilizan números o sistemas numéricos y los que utilizan letras o sistemas alfabéticos. Aprender a utilizar estos sistemas es fundamental para decidir cuál es el mejor para usted. Si bien hay varias categorías, comprender los conceptos básicos de estos sistemas de archivo es fácil.
Decida el tipo de sistema alfabético y numérico que funcionaría mejor para los tipos de documentos que desea presentar. Hay tres sistemas alfabéticos básicos a considerar y cuatro sistemas numéricos, el más común de los cuales es el sistema decimal. Los tres sistemas alfabéticos son tópico, enciclopedia y geográfico.
Empiece por definir el sistema "alfabético temático". Esto también se conoce como el sistema de "diccionario" y es el más fácil de entender. En este caso, cada archivo tiene un título y esos títulos están ordenados alfabéticamente de la A a la Z. No están agrupados en temas y no tienen categorías, por lo que este sistema suele ser mejor para cantidades más pequeñas de archivos.
Comprender el sistema de "enciclopedia" o "clasificado". En este sistema, hay grandes títulos o materias generales, como historia o filosofía, que tienen materias más pequeñas agrupadas alfabéticamente dentro de ellas. Si es necesario, puede haber archivos adicionales ordenados alfabéticamente dentro de estos subtítulos. Por ejemplo, en la historia podría tener subtítulos titulados con décadas y dentro de esos archivos, archivos que designan ciertos aspectos de la historia, como la tecnología o la guerra. Estas subcategorías pueden continuar hasta que sienta que el sistema de archivo es eficiente para usted.
Considere aprender el sistema "geográfico" para documentos que contienen información relacionada con lugares. Al igual que el sistema de enciclopedia, este sistema tiene categorías principales, como países o estados, con subcategorías como ciudades o pueblos clasificadas en orden alfabético.
Comprender al menos los conceptos básicos de los sistemas de archivo decimal. Este es el sistema decimal Dewey, que las bibliotecas utilizan con mayor frecuencia para clasificar libros y materiales de referencia por números de clasificación. En este caso, no puede tener más de 10 categorías debido a la restricción decimal de usar solo números del cero al nueve. Estas diez categorías se pueden subdividir en 10 categorías adicionales tantas veces como sea necesario, de la misma manera que funciona el sistema alfabético de la enciclopedia.
Divida el sistema decimal en partes fáciles de aprender. Por ejemplo, tal vez su biblioteca actual requiera que tenga tres lugares decimales para que sus diez categorías se enumeren como 000, 100, 200 y así sucesivamente, cada una con un título. Dentro de cada una de estas habría subcategorías como 002 o 103 hasta que se hayan llenado todos los decimales. En este caso, el 002 representa una categoría en el 000 y el 103 representa una categoría en el 100. Este sistema es bueno para volúmenes de información extremadamente grandes, ya que los decimales se pueden expandir y agregar según sea necesario.