Ein effektives Ablagesystem kann Ihnen Zeit und Energie sparen, wenn Sie wichtige Informationen haben, die aus einer großen Menge von Dateien schnell abgerufen werden müssen. Es gibt zwei Arten von Ablagesystemen, solche, die Zahlen oder numerische Systeme verwenden, und solche, die Buchstaben oder alphabetische Systeme verwenden. Das Erlernen des Umgangs mit diesen Systemen ist unerlässlich, um sich für das für Sie beste System zu entscheiden. Obwohl es mehrere Kategorien gibt, ist es einfach, die Grundlagen dieser Ablagesysteme zu verstehen.
Entscheiden Sie sich für die Art des alphabetischen und numerischen Systems, die für die Dokumenttypen, die Sie ablegen möchten, am besten geeignet ist. Es gibt drei grundlegende alphabetische Systeme und vier numerische Systeme, von denen das Dezimalsystem das gebräuchlichste ist. Die drei alphabetischen Systeme sind thematisch, enzyklopädisch und geographisch.
Beginnen Sie mit der Definition des "topischen alphabetischen" Systems. Dies wird auch als "Wörterbuch" bezeichnet und ist am einfachsten zu verstehen. In diesem Fall gibt jede Datei einen Titel und diese Titel sind in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z angeordnet. Sie sind nicht nach Themen gruppiert und haben keine Kategorien, daher ist dieses System normalerweise am besten für kleinere Dateimengen geeignet.
Verstehen Sie das "Enzyklopädie"- oder "klassifizierte" System. In diesem System gibt es große übergreifende Überschriften oder Themen wie Geschichte oder Philosophie, in denen kleinere Themen alphabetisch gruppiert sind. Bei Bedarf können innerhalb dieser Unterüberschriften weitere Dateien alphabetisch angeordnet sein. In der Geschichte könnten Sie zum Beispiel Unterüberschriften mit Dekaden und in diesen Dateien haben, Dateien, die bestimmte Aspekte der Geschichte wie Technologie oder Krieg bezeichnen. Diese Unterkategorien können so lange fortgesetzt werden, bis Sie das Gefühl haben, dass das Ablagesystem für Sie effizient ist.
Ziehen Sie in Erwägung, das "geografische" System für Dokumente zu erlernen, die Informationen zu Orten enthalten. Ähnlich wie das Enzyklopädiesystem hat dieses System Hauptkategorien wie Länder oder Staaten mit Unterkategorien wie Städte oder Orte, die in alphabetischer Reihenfolge abgelegt sind.
Verstehen Sie zumindest die Grundlagen dezimaler Ablagesysteme. Dies ist das Dewey-Dezimalsystem, das am häufigsten von Bibliotheken verwendet wird, um Bücher und Referenzmaterialien nach Signaturen zu kategorisieren. In diesem Fall können Sie aufgrund der Dezimalbeschränkung, nur die Zahlen null bis neun zu verwenden, nicht mehr als 10 Kategorien haben. Diese zehn Kategorien können dann beliebig oft in zehn weitere Kategorien unterteilt werden, genauso wie das alphabetische System der Enzyklopädie.
Zerlegen Sie das Dezimalsystem in leicht zu erlernende Teile. Beispielsweise erfordert Ihre aktuelle Bibliothek möglicherweise drei Dezimalstellen, damit Ihre zehn Kategorien als 000, 100, 200 usw. mit jeweils einem Titel aufgelistet werden. In jeder davon befinden sich Unterkategorien wie 002 oder 103, bis alle Dezimalstellen gefüllt sind. In diesem Fall steht die 002 für eine Kategorie im Tausenderbereich und die 103 steht für eine Kategorie im Hunderterbereich. Dieses System eignet sich für extrem große Informationsmengen, da die Dezimalstellen nach Bedarf erweitert und ergänzt werden können.