Поседовање ефикасног система архивирања може вам уштедети време и енергију када имате важне информације које треба брзо опозвати из великог броја датотека. Постоје две врсте система архивирања, они који користе бројеве или нумеричке системе и они који користе слова или абецедни систем. Научити како користити ове системе је од суштинске важности да бисте се одлучили за онај који је најбољи за вас. Иако постоји неколико категорија, разумевање основа ових система архивирања је лако.
Одлучите се за тип абецедног и нумеричког система који би најбоље одговарао врстама докумената које желите да поднесете. Постоје три основна абецедна система која треба размотрити и четири нумеричка система, од којих је најчешћи децимални систем. Три абецедна система су актуелна, енциклопедијска и географска.
Започните са дефинисањем система „актуелне абецеде“. Ово је познат и као систем „речника“ и најлакше га је разумети. У овом случају свака датотека даје наслов и ти наслови су поређани по абецедном реду од А до Ж. Нису груписани у теме и немају категорије, па је овај систем обично најбољи за мање количине датотека.
Разумевање система „енциклопедија“ или „тајни“. У овом систему постоје велики свеобухватни наслови или предмети, попут историје или филозофије, који у себи имају мање предмете групиране по абецеди. Ако је потребно, унутар ових поднаслова могу се налазити додатне датотеке абецедно. На пример, у историји бисте могли да имате поднаслове са деценијама и унутар тих датотека, датотеке које означавају одређене аспекте историје, попут технологије или рата. Ове поткатегорије се могу наставити све док не осетите да је систем архивирања ефикасан за вас.
Размислите о учењу „географског“ система за документе који садрже информације које се односе на места. Слично као и систем енциклопедије, овај систем има главне категорије као што су државе или државе са поткатегоријама попут градова или градова који су у њима уписани по абецедном реду.
Разумети барем основе система децималног архивирања. Ово је Девеи-јев децимални систем који библиотеке најчешће користе за категоризацију књига и референтних материјала по позивним бројевима. У овом случају можете да имате највише 10 категорија због децималног ограничења само коришћења бројева од нуле до девет. Ових десет категорија може се затим поделити у 10 додатних категорија онолико често колико је потребно на исти начин на који функционише алфабетски систем енциклопедије.
Разградите децимални систем на делове који се лако науче. На пример, можда ваша тренутна библиотека захтева да имате три децимална места, тако да би се ваших десет категорија нашло као 000, 100, 200 и тако даље, свака са насловом. Унутар сваке од њих налазиле би се поткатегорије попут 002 или 103 док се не попуне све децимале. У овом случају 002 означава категорију у 000-има, а 103 представља категорију у 100-има. Овај систем је добар за изузетно велике количине информација јер се децимале могу проширити и додати по потреби.