Avere un sistema di archiviazione efficace può farti risparmiare tempo ed energia quando hai informazioni importanti che devono essere richiamate rapidamente da un grande volume di file. Esistono due tipi di sistemi di archiviazione, quelli che utilizzano numeri o sistemi numerici e quelli che utilizzano lettere o sistemi alfabetici. Imparare a utilizzare questi sistemi è essenziale per decidere quale è meglio per te. Sebbene esistano diverse categorie, è facile comprendere le basi di questi sistemi di archiviazione.
Decidi il tipo di sistema alfabetico e numerico che funzionerebbe meglio per i tipi di documenti che desideri archiviare. Ci sono tre sistemi alfabetici di base da considerare e quattro sistemi numerici, il più comune dei quali è il sistema decimale. I tre sistemi alfabetici sono topico, enciclopedico e geografico.
Inizia definendo il sistema "alfabetico topico". Questo è anche conosciuto come il sistema del "dizionario" ed è il più facile da capire. In questo caso ogni file sta dando un titolo e quei titoli sono disposti in ordine alfabetico dalla A alla Z. Non sono raggruppati in argomenti e non hanno categorie, quindi questo sistema è generalmente il migliore per piccole quantità di file.
Comprendere il sistema "enciclopedia" o "classificato". In questo sistema, ci sono grandi titoli o argomenti generali, come la storia o la filosofia, che hanno argomenti più piccoli raggruppati in ordine alfabetico al loro interno. Se necessario, possono essere presenti file aggiuntivi disposti in ordine alfabetico all'interno di questi sottotitoli. Ad esempio, nella storia potresti avere sottotitoli intitolati con decenni e all'interno di quei file, file che designano alcuni aspetti della storia come la tecnologia o la guerra. Queste sottocategorie possono continuare finché non ritieni che il sistema di archiviazione sia efficiente per te.
Considera l'apprendimento del sistema "geografico" per i documenti contenenti informazioni relative ai luoghi. Proprio come il sistema dell'enciclopedia, questo sistema ha categorie principali come paesi o stati con sottocategorie come città o paesi archiviati al loro interno in ordine alfabetico.
Comprendere almeno le basi dei sistemi di archiviazione decimale. Questo è il sistema decimale Dewey che viene utilizzato più spesso dalle biblioteche per classificare libri e materiali di riferimento in base ai numeri di chiamata. In questo caso, non puoi avere più di 10 categorie a causa della restrizione decimale di utilizzare solo i numeri da zero a nove. Queste dieci categorie possono quindi essere suddivise in 10 categorie aggiuntive ogni volta che è necessario, nello stesso modo in cui funziona il sistema alfabetico dell'enciclopedia.
Scomponi il sistema decimale in blocchi facili da imparare. Ad esempio, forse la tua libreria attuale richiede che tu abbia tre cifre decimali in modo che le tue dieci categorie siano elencate come 000, 100, 200 e così via, ognuna con un titolo. All'interno di ciascuna di queste ci sarebbero le sottocategorie come 002 o 103 fino a quando non sono stati riempiti tutti i decimali. In questo caso lo 002 sta per una categoria negli anni 000 e il 103 sta per una categoria negli anni 100. Questo sistema è utile per volumi di informazioni estremamente grandi in quanto i decimali possono essere espansi e aggiunti secondo necessità.