Imati učinkovit sustav arhiviranja može vam uštedjeti vrijeme i energiju kada imate važne informacije koje treba brzo opozvati iz velike količine datoteka. Postoje dvije vrste sustava arhiviranja, oni koji koriste brojeve ili numeričke sustave, i oni koji koriste slova ili abecedni sustav. Naučiti kako koristiti ove sustave neophodno je da biste se odlučili za onaj koji je najbolji za vas. Iako postoji nekoliko kategorija, razumijevanje osnova ovih sustava arhiviranja je jednostavno.
Odlučite o vrsti abecednog i numeričkog sustava koji bi najbolje odgovarao vrstama dokumenata koje želite podnijeti. Postoje tri osnovna abecedna sustava koja treba razmotriti i četiri numerička sustava, od kojih je najčešći decimalni sustav. Tri abecedna sustava su aktualna, enciklopedijska i zemljopisna.
Započnite s definiranjem "aktualnog abecednog" sustava. Ovo je također poznat kao "rječnik" sustav i najlakše ga je razumjeti. U ovom slučaju svaka datoteka daje naslov i ti su naslovi poredani po abecednom redu od A do Ž. Nisu grupirani u predmete i nemaju kategorije pa je ovaj sustav obično najbolji za manje količine datoteka.
Razumijevanje sustava "enciklopedija" ili "razvrstan". U ovom sustavu postoje veliki sveobuhvatni naslovi ili predmeti, poput povijesti ili filozofije, koji imaju manje predmete grupirane po abecedi. Ako je potrebno, unutar ovih podnaslova mogu se nalaziti dodatne datoteke abecedno. Na primjer, u povijesti biste mogli imati podnaslove s desetljećima i unutar tih datoteka, datoteke koje označavaju određene aspekte povijesti, poput tehnologije ili rata. Te se potkategorije mogu nastaviti sve dok ne osjetite da je sustav arhiviranja učinkovit za vas.
Razmislite o učenju "zemljopisnog" sustava za dokumente koji sadrže informacije o mjestima. Slično kao i enciklopedijski sustav, ovaj sustav ima glavne kategorije poput zemalja ili država s potkategorijama poput gradova ili gradova koji su u njima upisani abecednim redom.
Razumjeti barem osnove sustava decimalnih arhiviranja. Ovo je Deweyev decimalni sustav koji knjižnice najčešće koriste za kategorizaciju knjiga i referentnih materijala prema pozivnim brojevima. U ovom slučaju možete imati najviše 10 kategorija zbog decimalnog ograničenja samo korištenjem brojeva od nule do devetke. Ovih deset kategorija može se zatim podijeliti u 10 dodatnih kategorija onoliko često koliko je potrebno na isti način na koji funkcionira abecedni sustav enciklopedije.
Razgradite decimalni sustav na dijelove koji se lako nauče. Na primjer, možda vaša trenutna knjižnica zahtijeva da imate tri decimalna mjesta, tako da bi se vaših deset kategorija našlo kao 000, 100, 200 i tako dalje, svaka s naslovom. Unutar svake od njih nalazile bi se potkategorije poput 002 ili 103 dok se ne popune sve decimale. U ovom slučaju 002 označava kategoriju u 000-ima, a 103 predstavlja kategoriju u 100-ima. Ovaj je sustav dobar za izuzetno velike količine podataka jer se decimale mogu proširiti i dodati po potrebi.