Avoir un système de classement efficace peut vous faire gagner du temps et de l'énergie lorsque vous avez des informations importantes qui doivent être rappelées rapidement à partir d'un grand volume de fichiers. Il existe deux types de systèmes de classement, ceux utilisant des nombres, ou systèmes numériques, et ceux utilisant des lettres, ou systèmes alphabétiques. Apprendre à utiliser ces systèmes est essentiel afin de choisir celui qui vous convient le mieux. Bien qu'il existe plusieurs catégories, il est facile de comprendre les bases de ces systèmes de classement.
Décidez du type de système alphabétique et numérique qui fonctionnerait le mieux pour les types de documents que vous souhaitez déposer. Il existe trois systèmes alphabétiques de base à considérer et quatre systèmes numériques, dont le plus courant est le système décimal. Les trois systèmes alphabétiques sont topique, encyclopédique et géographique.
Commencez par définir le système « alphabétique thématique ». Ceci est également connu sous le nom de système de "dictionnaire" et est le plus facile à comprendre. Dans ce cas, chaque fichier donne un titre et ces titres sont classés par ordre alphabétique de A à Z. Ils ne sont pas regroupés en sujets et n'ont pas de catégories, ce système est donc généralement préférable pour de plus petites quantités de fichiers.
Comprendre le système « encyclopédie » ou « classée ». Dans ce système, il existe de grandes rubriques ou sujets généraux, tels que l'histoire ou la philosophie, qui contiennent des sujets plus petits regroupés par ordre alphabétique. Si nécessaire, il peut y avoir des fichiers supplémentaires classés par ordre alphabétique à l'intérieur de ces sous-titres. Par exemple, dans l'histoire, vous pourriez avoir des sous-titres intitulés avec des décennies et à l'intérieur de ces fichiers, des fichiers désignant certains aspects de l'histoire tels que la technologie ou la guerre. Ces sous-catégories peuvent continuer jusqu'à ce que vous sentiez que le système de classement est efficace pour vous.
Pensez à apprendre le système « géographique » des documents contenant des informations relatives aux lieux. Tout comme le système d'encyclopédie, ce système comporte des catégories principales telles que des pays ou des États avec des sous-catégories telles que des villes ou des villages classés par ordre alphabétique.
Comprenez au moins les bases des systèmes de classement décimaux. Il s'agit du système décimal Dewey qui est le plus souvent utilisé par les bibliothèques pour classer les livres et les documents de référence par cotes. Dans ce cas, vous ne pouvez pas avoir plus de 10 catégories en raison de la restriction décimale d'utiliser uniquement les nombres de zéro à neuf. Ces dix catégories peuvent ensuite être subdivisées en 10 catégories supplémentaires aussi souvent que nécessaire de la même manière que le système alphabétique de l'encyclopédie fonctionne.
Décomposez le système décimal en morceaux faciles à apprendre. Par exemple, peut-être que votre bibliothèque actuelle exige que vous ayez trois décimales pour que vos dix catégories soient répertoriées comme 000, 100, 200 et ainsi de suite, chacune avec un titre. À l'intérieur de chacune d'entre elles se trouveraient des sous-catégories telles que 002 ou 103 jusqu'à ce que toutes les décimales aient été remplies. Dans ce cas, le 002 correspond à une catégorie dans les années 000 et le 103 correspond à une catégorie dans les années 100. Ce système convient aux très gros volumes d'informations, car les décimales peuvent être étendues et ajoutées au besoin.