Efektivní registrační systém vám může ušetřit čas a energii, když máte důležité informace, které je třeba rychle vyvolat z velkého množství souborů. Existují dva druhy registračních systémů, systémy využívající čísla nebo číselné systémy a systémy využívající písmena nebo abecední systémy. Naučit se používat tyto systémy je zásadní, abyste se mohli rozhodnout pro ten, který je pro vás nejlepší. I když existuje několik kategorií, pochopení základů těchto registračních systémů je snadné.
Rozhodněte o typu abecedního a číselného systému, který by nejlépe fungoval pro typy dokumentů, které chcete ukládat. Existují tři základní abecední systémy, které je třeba vzít v úvahu, a čtyři numerické systémy, z nichž nejběžnější je desetinná soustava. Tři abecední systémy jsou aktuální, encyklopedické a zeměpisné.
Začněte definováním „aktuálního abecedního“ systému. Tomu se také říká „slovníkový“ systém a je nejsnadněji pochopitelný. V tomto případě dává každý soubor název a tyto názvy jsou seřazeny v abecedním pořadí od A do Z. Nejsou seskupeny do předmětů a nemají kategorie, takže tento systém je obvykle nejlepší pro menší množství souborů.
Pochopte systém „encyklopedie“ nebo „utajovaný“. V tomto systému existují velké zastřešující nadpisy nebo předměty, jako je historie nebo filozofie, které mají menší předměty seskupené podle abecedy. Je-li to požadováno, mohou uvnitř těchto podnadpisů být uspořádány další soubory abecedně. Například v historii můžete mít podnadpisy s dekádami a uvnitř těchto souborů, soubory označující určité aspekty historie, jako je technologie nebo válka. Tyto podkategorie mohou pokračovat, dokud nepocítíte, že je systém archivace pro vás efektivní.
Zvažte možnost naučit se „geografický“ systém pro dokumenty obsahující informace týkající se míst. Stejně jako encyklopedický systém má i tento systém hlavní kategorie, jako jsou země nebo státy s podkategoriemi, jako jsou města nebo města, seřazená v abecedním pořadí.
Pochopte alespoň základy desítkových registračních systémů. Toto je Deweyův desítkový systém, který knihovny nejčastěji používají ke kategorizaci knih a referenčních materiálů podle telefonních čísel. V tomto případě můžete mít maximálně 10 kategorií z důvodu desítkového omezení pouze při používání čísel od nuly do devíti. Těchto deset kategorií lze potom rozdělit do 10 dalších kategorií tak často, jak je potřeba, a to stejným způsobem, jakým funguje encyklopedický abecední systém.
Rozdělte desetinný systém na snadno naučitelné bloky. Například možná vaše aktuální knihovna vyžaduje, abyste měli tři desetinná místa, takže vašich deset kategorií bude uvedeno jako 000, 100, 200 atd., Každá s názvem. Uvnitř každé z nich by byly podkategorie jako 002 nebo 103, dokud nebudou vyplněna všechna desetinná místa. V tomto případě znamená 002 kategorii v tisících a 103 znamená kategorii v tisících. Tento systém je vhodný pro extrémně velké objemy informací, protože desetinná místa lze podle potřeby rozšiřovat a přidávat.