Z učinkovitim sistemom arhiviranja lahko prihranite čas in energijo, ko imate pomembne informacije, ki jih je treba hitro priklicati iz velike količine datotek. Obstajata dve vrsti datotek, tisti, ki uporabljajo številke ali številske sisteme, in tisti, ki uporabljajo črke ali abecedne sisteme. Naučiti se uporabljati te sisteme je bistvenega pomena, da se odločite za tistega, ki je najboljši za vas. Čeprav obstaja več kategorij, je razumevanje osnov teh zbirk dokumentov enostavno.
Odločite se za vrsto abecednega in številskega sistema, ki bi najbolje ustrezal vrstam dokumentov, ki jih želite vložiti. Obstajajo trije osnovni abecedni sistemi in štirje numerični sistemi, med katerimi je najpogostejši decimalni sistem. Trije abecedni sistemi so aktualni, enciklopedijski in geografski.
Začnite z opredelitvijo "aktualnega abecednega" sistema. To je znano tudi kot sistem "slovar" in ga je najlažje razumeti. V tem primeru vsaka datoteka daje naslov in ti naslovi so razvrščeni po abecedi od A do Ž. Niso združeni v predmete in nimajo kategorij, zato je ta sistem običajno najboljši za manjše količine datotek.
Razumevanje sistema "enciklopedija" ali "tajnost". V tem sistemu obstajajo veliki splošni naslovi ali predmeti, kot sta zgodovina ali filozofija, ki imajo v sebi manjše predmete, razvrščene po abecedi. Če je potrebno, so lahko znotraj teh podnaslovov dodatne datoteke, razvrščene po abecedi. Na primer, v zgodovini bi lahko imeli podnaslove z naslovi z desetletji, znotraj teh datotek pa datoteke, ki označujejo nekatere vidike zgodovine, kot sta tehnologija ali vojna. Te podkategorije se lahko nadaljujejo, dokler ne začutite, da je sistem arhiviranja za vas učinkovit.
Razmislite o učenju "geografskega" sistema za dokumente, ki vsebujejo informacije o krajih. Podobno kot sistem enciklopedije ima ta sistem glavne kategorije, kot so države ali zvezne države s podkategorijami, kot so mesta ali kraji, vpisani po abecednem vrstnem redu.
Razumeti vsaj osnove sistemov decimalnih arhivov. To je Deweyjev decimalni sistem, ki ga knjižnice najpogosteje uporabljajo za kategorizacijo knjig in referenčnega gradiva po klicnih številkah. V tem primeru lahko imate največ 10 kategorij zaradi decimalne omejitve samo uporabe številk od nič do devet. Teh deset kategorij lahko nato na enak način, kot deluje abecedni sistem enciklopedije, razdeli na 10 dodatnih kategorij.
Razčlenite decimalni sistem na enostavne koščke. Na primer, vaša trenutna knjižnica na primer zahteva, da imate tri decimalna mesta, tako da bi bilo vaših deset kategorij naštetih kot 000, 100, 200 itd., Vsaka z naslovom. V vsaki od njih bi bile podkategorije, kot sta 002 ali 103, dokler ne bodo zapolnjene vse decimalne številke. V tem primeru 002 pomeni kategorijo v tisočih, 103 pa kategorijo v 100-ih. Ta sistem je primeren za izredno velike količine informacij, saj je decimalke lahko po potrebi razširiti in dodati.