Efektīva reģistrācijas sistēma var ietaupīt laiku un enerģiju, kad jums ir svarīga informācija, kas ātri jāatgādina no liela failu apjoma. Ir divu veidu kartotēkas, tādas, kurās izmanto ciparus vai ciparu sistēmas, un tādas, kurās izmanto burtus, vai alfabētiskās sistēmas. Ir svarīgi iemācīties izmantot šīs sistēmas, lai izlemtu, kura ir jums piemērotākā sistēma. Lai gan ir vairākas kategorijas, izprast šo reģistrēšanas sistēmu pamatus ir viegli.
Izlemiet alfabētiskās un ciparu sistēmas veidu, kas vislabāk derētu dokumentu tipiem, kurus vēlaties iesniegt. Jāņem vērā trīs alfabētiskās pamatsistēmas un četras ciparu sistēmas, no kurām visizplatītākā ir decimāldaļu sistēma. Trīs alfabētiskās sistēmas ir aktuālas, enciklopēdijas un ģeogrāfiskas.
Sāciet, definējot "aktuālo alfabētisko" sistēmu. To sauc arī par "vārdnīcas" sistēmu, un to ir visvieglāk saprast. Šajā gadījumā katram failam tiek piešķirts nosaukums, un šie nosaukumi ir sakārtoti alfabētiskā secībā no A līdz Z. Tie nav grupēti priekšmetos, un tiem nav kategoriju, tāpēc šī sistēma parasti ir vislabākā mazāku failu daudzumam.
Izprotiet “enciklopēdijas” vai “klasificētās” sistēmas. Šajā sistēmā ir lielas virsraksti vai tēmas, piemēram, vēsture vai filozofija, kuru iekšpusē alfabēta secībā ir sagrupēti mazāki priekšmeti. Ja tas ir nepieciešams, šajās apakšpozīcijās var būt papildu faili, kas sakārtoti alfabēta secībā. Piemēram, vēsturē jums varētu būt apakškategorijas ar desmitgadēm un šajos failos - faili, kas apzīmē noteiktus vēstures aspektus, piemēram, tehnoloģijas vai karš. Šīs apakškategorijas var turpināties, kamēr neuzskatīsit, ka reģistrēšanas sistēma jums ir efektīva.
Apsveriet iespēju apgūt "ģeogrāfisko" sistēmu dokumentiem, kas satur informāciju par vietām. Līdzīgi kā enciklopēdijas sistēmā, šai sistēmai ir galvenās kategorijas, piemēram, valstis vai štati ar apakškategorijām, piemēram, pilsētas, kas tajās reģistrētas alfabētiskā secībā.
Izprotiet vismaz decimālo reģistrēšanas sistēmu pamatus. Šī ir Dewey decimāldaļu sistēma, kuru bibliotēkas visbiežāk izmanto grāmatu un uzziņu materiālu kategorizēšanai pēc zvanu numuriem. Šajā gadījumā jums var būt ne vairāk kā 10 kategorijas, jo aiz komata ir noteikts tikai skaitļu nulle līdz deviņi izmantošana. Pēc tam šīs desmit kategorijas var tik sadalītas 10 papildu kategorijās, cik bieži vien nepieciešams, tāpat kā darbojas enciklopēdijas alfabētiskā sistēma.
Sadaliet decimālo sistēmu viegli iemācāmos gabalos. Piemēram, iespējams, jūsu pašreizējā bibliotēka prasa, lai jums būtu trīs zīmes aiz komata, lai jūsu desmit kategorijas tiktu uzskaitītas kā 000, 100, 200 un tā tālāk, katrai no tām būtu nosaukums. Katrā no tām būtu apakškategorijas, piemēram, 002 vai 103, līdz visi cipari aiz komata ir aizpildīti. Šajā gadījumā 002 apzīmē kategoriju 000 un 103 apzīmē kategoriju 100. gados. Šī sistēma ir piemērota ārkārtīgi lielam informācijas apjomam, jo decimāldaļas pēc vajadzības var paplašināt un pievienot.