Memiliki sistem pengarsipan yang efektif dapat menghemat waktu dan energi Anda ketika Anda memiliki informasi penting yang perlu dipanggil kembali dengan cepat dari sejumlah besar file. Ada dua jenis sistem pengarsipan, yang menggunakan angka, atau sistem numerik, dan yang menggunakan huruf, atau sistem abjad. Mempelajari cara menggunakan sistem ini sangat penting untuk memutuskan salah satu yang terbaik untuk Anda. Meskipun ada beberapa kategori, memahami dasar-dasar sistem pengarsipan ini sangatlah mudah.
Tentukan jenis sistem abjad dan numerik yang paling cocok untuk jenis dokumen yang ingin Anda arsipkan. Ada tiga sistem alfabet dasar untuk dipertimbangkan dan empat sistem numerik, yang paling umum adalah sistem desimal. Tiga sistem alfabet adalah topikal, ensiklopedia, dan geografis.
Mulailah dengan mendefinisikan sistem "alfabet topikal". Ini juga dikenal sebagai sistem "kamus" dan paling mudah dipahami. Dalam hal ini setiap file diberi judul dan judul-judul tersebut disusun menurut abjad dari A sampai Z. Mereka tidak dikelompokkan ke dalam subjek dan tidak memiliki kategori sehingga sistem ini biasanya paling baik untuk jumlah file yang lebih kecil.
Pahami sistem "ensiklopedia" atau "rahasia". Dalam sistem ini, ada judul atau mata pelajaran besar yang menyeluruh, seperti sejarah atau filsafat, yang memiliki mata pelajaran yang lebih kecil yang dikelompokkan menurut abjad di dalamnya. Jika diperlukan, mungkin ada file tambahan yang disusun menurut abjad di dalam subpos ini. Misalnya, dalam sejarah Anda dapat memiliki subjudul berjudul dengan dekade dan di dalam file tersebut, file yang menunjuk aspek tertentu dari sejarah seperti teknologi atau perang. Subkategori ini dapat berlanjut sampai Anda merasa sistem pengarsipan efisien untuk Anda.
Pertimbangkan mempelajari sistem "geografis" untuk dokumen yang berisi informasi yang berkaitan dengan tempat. Sama seperti sistem ensiklopedia, sistem ini memiliki kategori utama seperti negara atau negara bagian dengan subkategori seperti kota atau kota kecil yang diajukan di dalamnya dalam urutan abjad.
Memahami setidaknya dasar-dasar sistem pengarsipan desimal. Ini adalah Sistem Desimal Dewey yang paling sering digunakan oleh perpustakaan untuk mengkategorikan buku dan bahan referensi dengan nomor panggilan. Dalam hal ini, Anda tidak dapat memiliki lebih dari 10 kategori karena pembatasan desimal hanya menggunakan angka nol hingga sembilan. Sepuluh kategori ini kemudian dapat dibagi lagi menjadi 10 kategori tambahan sesering yang diperlukan dengan cara yang sama seperti sistem alfabet ensiklopedia bekerja.
Pecahkan sistem desimal menjadi potongan-potongan yang mudah dipelajari. Misalnya, mungkin perpustakaan Anda saat ini mengharuskan Anda memiliki tiga tempat desimal sehingga sepuluh kategori Anda akan terdaftar sebagai 000, 100, 200 dan seterusnya, masing-masing dengan judul. Di dalam masing-masing akan ada subkategori seperti 002 atau 103 sampai semua desimal terisi. Dalam hal ini 002 berarti kategori di tahun 000-an dan 103 berarti kategori di tahun 100-an. Sistem ini bagus untuk volume informasi yang sangat besar karena desimal dapat diperluas dan ditambahkan sesuai kebutuhan.