At have et effektivt arkivsystem kan spare dig for tid og energi, når du har vigtige oplysninger, der skal hentes hurtigt fra et stort antal filer. Der er to slags arkiveringssystemer, dem der bruger tal eller numeriske systemer, og dem der bruger bogstaver eller alfabetiske systemer. At lære at bruge disse systemer er afgørende for at kunne vælge den, der er bedst for dig. Mens der er flere kategorier, er det let at forstå det grundlæggende i disse arkivsystemer.
Beslut hvilken type alfabetisk og numerisk system, der fungerer bedst for de typer dokumenter, du ønsker at arkivere. Der er tre grundlæggende alfabetiske systemer at overveje og fire numeriske systemer, hvoraf den mest almindelige er decimalsystemet. De tre alfabetiske systemer er aktuelle, encyklopædi og geografiske.
Begynd med at definere det "topiske alfabetiske" system. Dette er også kendt som "ordbog" -systemet og er det nemmest at forstå. I dette tilfælde giver hver fil en titel, og disse titler er arrangeret i alfabetisk rækkefølge fra A til Z. De er ikke grupperet i emner og har ikke kategorier, så dette system er normalt bedst til mindre mængder filer.
Forstå "encyklopædi" eller "klassificeret" system. I dette system er der store overordnede overskrifter eller emner, såsom historie eller filosofi, der har mindre emner grupperet alfabetisk inde i dem. Hvis det kræves, kan der være yderligere filer arrangeret alfabetisk inde i disse underoverskrifter. For eksempel kunne du i historien have underoverskrifter med titler med årtier og inde i disse filer, filer der angiver visse aspekter af historien, såsom teknologi eller krig. Disse underkategorier kan fortsætte, indtil du føler, at arkivsystemet er effektivt for dig.
Overvej at lære det "geografiske" system til dokumenter, der indeholder oplysninger om steder. Ligesom encyklopædi-systemet har dette system store kategorier som lande eller stater med underkategorier som byer eller byer arkiveret inden for dem i alfabetisk rækkefølge.
Forstå i det mindste det grundlæggende i decimale arkivsystemer. Dette er Dewey Decimal System, som oftest bruges af biblioteker til at kategorisere bøger og referencemateriale efter opkaldsnumre. I dette tilfælde kan du ikke have mere end 10 kategorier på grund af decimalbegrænsningen ved kun at bruge tallene nul til ni. Disse ti kategorier kan derefter opdeles i 10 ekstra kategorier så ofte som nødvendigt på samme måde som det alfabetiske encyklopædi-system fungerer.
Opdel decimalsystemet i let at lære bidder. For eksempel kræver dit nuværende bibliotek måske, at du har tre decimaler, så dine ti kategorier vil blive opført som 000, 100, 200 og så videre, hver med en titel. Inde i hver af disse ville der være underkategorier som 002 eller 103, indtil alle decimaler er udfyldt. I dette tilfælde står 002 for en kategori i 000'erne og 103 står for en kategori i 100'erne. Dette system er godt til ekstremt store mængder information, da decimalerne kan udvides og tilføjes efter behov.