Att ha ett effektivt arkivsystem kan spara tid och energi när du har viktig information som måste återkallas snabbt från en stor mängd filer. Det finns två typer av arkivsystem, de som använder siffror eller numeriska system, och de som använder bokstäver eller alfabetiska system. Att lära sig att använda dessa system är viktigt för att kunna bestämma vilken som är bäst för dig. Även om det finns flera kategorier är det enkelt att förstå grunderna i dessa arkivsystem.
Bestäm vilken typ av alfabetiska och numeriska system som fungerar bäst för de typer av dokument som du vill arkivera. Det finns tre grundläggande alfabetiska system att överväga och fyra numeriska system, varav det vanligaste är decimalsystemet. De tre alfabetiska systemen är aktuella, uppslagsverk och geografiska.
Börja med att definiera det "aktuella alfabetiska" systemet. Detta är också känt som "ordbok" -systemet och är det lättaste att förstå. I det här fallet ger varje fil en titel och dessa titlar är ordnade i alfabetisk ordning från A till Z. De är inte grupperade i ämnen och har inte kategorier så det här systemet är oftast bäst för mindre filer.
Förstå "encyklopedin" eller "klassificerade" systemet. I detta system finns det stora övergripande rubriker eller ämnen, som historia eller filosofi, som har mindre ämnen grupperade alfabetiskt inuti. Om det krävs kan det finnas ytterligare filer ordnade alfabetiskt inuti dessa underrubriker. I historien kan du till exempel ha underrubriker med årtionden och inuti dessa filer, filer som anger vissa aspekter av historien som teknik eller krig. Dessa underkategorier kan fortsätta tills du känner att arkivsystemet är effektivt för dig.
Överväg att lära dig det "geografiska" systemet för dokument som innehåller information om platser. I likhet med encyklopedisystemet har detta system stora kategorier som länder eller stater med underkategorier som städer eller städer arkiverade inom dem i alfabetisk ordning.
Förstå åtminstone grunderna i decimala arkivsystem. Detta är Dewey Decimal System som oftast används av bibliotek för att kategorisera böcker och referensmaterial efter telefonnummer. I det här fallet kan du inte ha mer än tio kategorier på grund av decimalbegränsningen att bara använda siffrorna noll till nio. Dessa tio kategorier kan sedan delas in i ytterligare 10 kategorier så ofta som behövs på samma sätt som det alfabetiska systemet för encyklopedier fungerar.
Dela upp decimalsystemet i lättlärda bitar. Till exempel, kanske ditt nuvarande bibliotek kräver att du har tre decimaler så att dina tio kategorier skulle listas som 000, 100, 200 och så vidare, var och en med en titel. Inuti var och en av dessa skulle det finnas underkategorier som 002 eller 103 tills alla decimaler har fyllts. I detta fall står 002 för en kategori på 000-talet och 103 står för en kategori på 100-talet. Detta system är bra för extremt stora informationsvolymer eftersom decimaler kan utökas och läggas till efter behov.